Hoe bereid je een succesvol projectcontingentieplan voor? | #21 Aan de slag met projectmanagement

Hoe bereid je een noodplan voor? Het is het beste om een stapsgewijze aanpak te volgen bij het opstellen ervan. Op deze manier kun je, wanneer de crisis zich aandient, rustig de map pakken die “Plan B” wordt genoemd.

Project noodplan – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Wanneer is het de moeite waard om het projectimplementatieplan te wijzigen?
3. Plan B: voor kansen en bedreigingen
4. Hoe bereid je een noodplan voor?
5. Samenvatting

Inleiding

Een project noodplan wordt opgesteld op basis van een analyse van risicogebieden. Het doel is om verliezen te minimaliseren wanneer dingen niet volgens plan verlopen en ook om gebruik te maken van onvoorziene kansen die zich onderweg voordoen. Met andere woorden, het noodplan dient om te optimaliseren hoe te reageren op risico’s.

Het kan ideeën bevatten voor het reageren op een noodsituatie of wanneer onverwachte groeikansen zich voordoen. Bijvoorbeeld, het kan ideeën bevatten voor het verkrijgen van extra financiering als het budget wordt overschreden of als er een veelbelovende investeerder opduikt. Een noodplan kan ook de optie aangeven om verantwoordelijkheden binnen het team opnieuw toe te wijzen in het geval van de plotselinge afwezigheid van een sleutel specialist of de mogelijkheid om een extra persoon in te huren. De voorbereiding van een noodplan stelt je ook in staat om de voorwaarden te definiëren die de marktsituatie bepalen waarin het hele project onmiddellijk moet worden stopgezet. Maar wanneer moet er een beslissing worden genomen om Plan B uit te voeren? En hoe maak je een noodplan om je voor te bereiden op de meest waarschijnlijke scenario’s?

Wanneer is het een goed idee om het projectimplementatieplan te wijzigen?

Risico’s vergezellen de uitvoering van elk project. Het moet worden beoordeeld in de initiatie fase en vervolgens gedurende de hele duur worden gemonitord. Volgens de PMBOK is het het meest effectief om proactief te reageren op veranderingen, dat wil zeggen, de koers van de actie aan te passen aan de omstandigheden voordat risico’s een kritiek punt bereiken en risico’s van een bepaald niveau te accepteren en te onthouden van het vermijden ervan tegen elke prijs.

De uitvoering van een noodplan moet afhankelijk zijn van verschillende factoren. Allereerst moet de reactie:

• adequaat zijn aan het niveau van bedreiging – dat wil zeggen, we onderbreken het project niet omdat de Projectmanager verkouden is,
• realistisch – dat wil zeggen, rekening houdend met de context van het ontstaan van de bedreiging, bijvoorbeeld, als de prijs van grondstoffen snel stijgt in het hele land, nemen we niet de tijd om naar een goedkopere leverancier te zoeken,
• bewust genomen door een persoon die er van tevoren verantwoordelijk voor zal zijn, na het overwegen van verschillende reactiemogelijkheden.

Heel vaak stelt een noodplan in staat om de situatie snel onder controle te krijgen. Met een goed ontworpen manier om te reageren op onverwachte gebeurtenissen, kan het project weer op het normale pad van uitvoering komen. Soms houdt de uitvoering van een noodplan echter in dat belangrijke gebieden van het project moeten worden hervormd.

Plan B: voor kansen en bedreigingen

Op welke soorten risico’s moet speciale aandacht worden besteed? Het is de moeite waard om het projectimplementatieplan in twee gevallen te wijzigen: wanneer het helpt een ramp te voorkomen of aanzienlijk betere resultaten te behalen. Het wijzigen van het plan wanneer de risico’s toenemen, gaat meestal gepaard met problemen zoals:

• vertraging van de projectuitvoering,
• budget overschrijding,
• technische problemen en storingen,
• team problemen,
• verlies van vertrouwen van belanghebbenden.

Daarentegen omvatten kansen die een verschuiving naar Plan B aanmoedigen, maar zijn niet beperkt tot:

• nieuwe technologische kansen,
• budget overschotten,
• hogere dan verwachte efficiëntie van het werk van het team,
• een plotselinge toename van de vraag naar de producten of diensten die door het project worden beoogd.

Hoe bereid je een noodplan voor?

We moeten een noodplan parallel aan het projectplan opstellen dat we van plan zijn uit te voeren. Door de mijlpalen te analyseren die nodig zijn om het projectdoel te bereiken, is het gemakkelijker om de mogelijkheden en risico’s voor te stellen die specifieke acties kunnen vergezellen.

Een goed noodplan houdt rekening met de risico’s met de hoogste waarschijnlijkheid van optreden. Dit komt omdat het onmogelijk is om je voor te bereiden op alle situaties, en het inefficiënt is om actieplannen op te stellen voor het geval van een aanval door een buitenaardse beschaving.

Echter, een ervaren Projectmanager kan de meest waarschijnlijke risicogebieden anticiperen. Bijvoorbeeld, in een project voor het bouwen van software voor een klant, zal een groot risico betrekking hebben op veranderende vereisten. En voor zo’n omstandigheid moeten we een plan klaar hebben. We moeten bijvoorbeeld van tevoren aannemen en in het contract goed gedefinieerde acceptatiecriteria en voorwaarden opnemen waaraan het eindproduct moet voldoen, samen met de agile methodologieën die met dit type project in gedachten zijn aangenomen.

Hoewel elk project individuele behandeling vereist, is het de moeite waard om een aantal principes voor het voorbereiden van een noodplan in gedachten te houden:

1. Anticipeer op risico. Het kan niet worden vermeden, dus het is beter om het recht in de ogen te kijken.
2. Bereid een gedetailleerd actieplan voor de meest waarschijnlijke scenario’s voor. Een algemeen schets zal niet helpen in een crisis.
3. Gebruik de bedreiging als een kans voor verandering. Misschien maakt het het project succesvoller dan je had verwacht.
4. Probeer niet alles aan het team uit te leggen. De meeste teamleden hebben geen plan voor het hele project in hun hoofd, dus ze zijn zich misschien niet eens bewust van de uitvoering ervan. Vertel ze alleen wat direct verband houdt met hun werk.
5. Help het team om door de verandering heen te komen. Als de veranderingen betrekking hebben op hoe het project wordt uitgevoerd of hoe het team samenwerkt, besteed dan bijzondere aandacht aan of iedereen bekend is met de nieuwe manier van werken.

Samenvatting

Een noodplan is een manier om proactief om te gaan met risico’s in een project. Het stelt je in staat om verliezen door noodsituaties, zoals vertraagde leveringen of het verlies van een klant, te verminderen. Het stelt je ook in staat om gebruik te maken van aankomende kansen die de mogelijkheid bieden om het projectdoel sneller of beter te bereiken.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.