Hoe stel je een projectteam samen? | #29 Aan de slag met projectmanagement

Volgens de PMBOK is een projectteam “een groep individuen die het werk van het project uitvoeren om de doelstellingen te bereiken.” Toch geloven we dat een dergelijke definitie minstens één belangrijk aspect van het bereiken van de projectdoelstelling mist: samenwerking. En dit is waar we ons vandaag op willen richten bij het beantwoorden van de vraag hoe je een projectteam opzet.

Hoe stel je een projectteam samen? – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Competenties en verantwoordelijkheden van teamleden
3. Persoonlijkheden in het team
4. Rollen in het team
5. Samenvatting

Inleiding

Wanneer een Projectmanager begint met het opzetten van een projectteam, heeft hij of zij de project initiatie fase al afgerond, en een deel van de planningsfase. De taak is gemakkelijker als het project mensen binnen de organisatie betreft. Maar vaak vereisen projecten het inhuren van nieuwe specialisten, externe consultants of freelancers.

Als het project plaatsvindt in een grote organisatie, is het voldoende voor de Projectmanager om de reikwijdte van de competenties en verantwoordelijkheden van de benodigde specialisten nauwkeurig te bepalen. HR-medewerkers zullen dan de werving van geschikte kandidaten afhandelen.

Als het echter in een kleiner bedrijf of startup is, zal de Projectmanager zelf de selectie van geschikte kandidaten moeten afhandelen. Deze taak wordt ook wel “het verwerven van een projectteam” genoemd en richt zich op twee gebieden:

• competentie en professionele ervaring, en
• individuele persoonlijkheidskenmerken van toekomstige collega’s.

Het zijn deze kenmerken die ervoor zorgen dat een groep specialisten snel een team wordt. Namelijk, dat het gedurende het project effectief samenwerkt.

Competenties en verantwoordelijkheden van teamleden

Het definiëren van de verantwoordelijkheden van elk teamlid is cruciaal aan het begin van de samenwerking. Dit komt omdat het vaak voorkomt dat de competenties van collega’s elkaar overlappen. De Projectmanager moet daarom bepalen wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van een bepaalde taak. Aan de andere kant moeten mensen die samen aan een bepaald gebied van het project werken, het gevoel hebben dat ze gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het succes ervan (gedeeld eigenaarschap).

Verdere moeilijkheden waarmee de Projectmanager wordt geconfronteerd, worden aangegeven door de vragen:

• Hoe identificeer je welke specialisten geschikt zijn om de taken uit te voeren?
• Welke tools hebben ze nodig? En wat volgt daaruit –
• Hoe bepaal je het budget dat nodig is om het team te completeren?

Hier kunnen we alleen aandacht besteden aan de vragen. Het antwoord zal in elk project verschillen.

Persoonlijkheden in het team

In een projectteam moet elk lid de juiste vaardigheden en ervaring hebben. Maar even essentieel zijn de persoonlijkheidskenmerken die het team sterk en samenhangend maken. Wat betreft gemeenschappelijke kenmerken, moet het projectteam bestaan uit mensen die:

• flexibel en aanpasbaar zijn aan veranderende omstandigheden
• openstaan voor nieuwe uitdagingen
• coöperatief zijn
• bereid zijn om verantwoordelijkheid te nemen voor de aan hen toegewezen taken, en
• weten hoe ze met stress om moeten gaan.

Toch is de diversiteit van persoonlijkheden en werkstijlen ook even essentieel. Dit zal het mogelijk maken om veel beter gebruik te maken van hun sterke punten. Alle teams zullen profiteren van het hebben van individuen die:

1. Doelgericht – gericht op het behalen van de best mogelijke resultaten en actiegericht
2. Creatief – productief met ideeën, toont een hoog niveau van innovatie en het vermogen om nieuwe oplossingen te vinden
3. Mensengericht – voor wie andere mensen, relaties en wederzijds begrip het belangrijkst zijn

Rollen in het team

Informele teamrollen verschijnen spontaan. Het is echter de moeite waard om hun bestaan en dynamiek tijdens de uitvoering van het project op te merken. Belangrijke rollen in een projectteam zijn onder andere:

• Leider – besteedt speciale aandacht aan de efficiëntie van het team,
• Bemiddelaar – lost conflicten op en helpt het team efficiënter te functioneren
• Grappenmaker – degene die anderen aan het lachen maakt en de sfeer van het team verbetert,
• Herinneraar – herinnert altijd aan belangrijke deadlines en taken,
• Coördinator – helpt het team efficiënter te functioneren door de werkelementen van individuele leden te combineren,
• Mentor – vaak een senior teamlid dat bereid is om ervaring en kennis met anderen te delen.

Informele rollen helpen het team effectief te functioneren en zorgen voor betere resultaten. Je moet ze echter niet beschouwen als een vervanging voor formele verantwoordelijkheden.

Samenvatting

De keuze van het projectteam kan het succes of falen van het hele project bepalen. Daarom is het zo belangrijk dat het team bestaat uit mensen met verschillende vaardigheden en persoonlijkheden, verschillende ervaringen en werkstijlen. Als de Projectmanager de collega’s correct selecteert, zullen ze van nature de informele rollen aannemen om een samenhangend team te vormen, wat de kans op succes en verdere vruchtbare samenwerking vergroot.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijencommunity op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.