Hoe schrijf je een overtuigende businesscase? | #35 Aan de slag met projectmanagement

De zakelijke rechtvaardiging, of business case, is een van de belangrijkste documenten die door een projectmanager wordt voorbereid. Immers, het zal belanghebbenden overtuigen en uiteindelijk bepalen of het project ondersteuning, financiering ontvangt en wordt geïmplementeerd. Hoe schrijf je dan zo’n overtuigende business case?

Hoe schrijf je een overtuigende business case? – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Waarom dit project nastreven? Definieer de zakelijke behoefte duidelijk
3. Wat gaan we doen? Beschrijf de reikwijdte van het project
4. Hoe gaan we werken? Schets de planning
5. Hoeveel gaat het kosten? Bereid een kosten-batenanalyse voor
6. Is het doel de inspanning waard? Lijst de gewenste resultaten op
7. Samenvatting

Inleiding

De definitie van een business case in de nieuwste PMBOK is zeer breed. Het luidt als volgt:

“Een business case is een waardepropositie voor een voorgesteld project dat financiële en niet-financiële voordelen kan omvatten.”

Vanuit zo’n korte uitleg is het moeilijk af te leiden hoe je een document voorbereidt dat overtuigend is voor belanghebbenden. Wat voor soort business case moet je schrijven voor het geplande project?

De business case vereist uiterste duidelijkheid. Daarom is het een goed idee om te beginnen met het proberen uit te leggen alsof je tegen een kind – echt of verbeeld – spreekt over waar onze onderneming over zal gaan. Waarom willen we het project uitvoeren en wat willen we doen? Hoe gaan we het bereiken en wie is onze doelgroep?

Waarom is dit project het nastreven waard? Definieer de zakelijke behoefte duidelijk

De eerste stap naar een goede business case is om de behoefte die het doel van het project adresseert en het zakelijke voordeel voor de organisatie duidelijk te definiëren. Met andere woorden, het is een antwoord op de vraag waarom het project moet worden geïmplementeerd.

Om deze vragen te beantwoorden, moeten we voorbereiden:

• voorlopige zakelijke vereisten,
• gedetailleerde informatie over doelen en doelstellingen,
• een schets van de toekomstige staat van de organisatie die profiteert van het bereiken van het doel.

De projectmanager zal details van de zakelijke behoefte in het projectcharter invoeren na de initiële goedkeuring van belanghebbenden en de beslissing om het project naar de planningsfase te verplaatsen.

Wat gaan we doen? Beschrijf de reikwijdte van het project

De volgende stap is om de reikwijdte van het project te presenteren. De rechtvaardiging hiervoor moet begrijpelijk de taken die gepland zijn om uit te voeren koppelen aan de zakelijke behoefte. Op deze manier legt het uit waarom het project het nastreven waard is. Je moet belanghebbenden overtuigen dat de zakelijke behoefte de investering waard is en urgent is, zodat deze op dit moment wordt aangepakt.

Het is ook de moeite waard om de technische oplossingen en innovaties te vermelden die we van plan zijn te gebruiken. Als we geavanceerde oplossingen en gespecialiseerde apparatuur of software aannemen, zal onze rechtvaardiging duidelijker worden wanneer we de basisconcepten uitleggen en jargon vermijden.

Hoe gaan we werken? Schets de planning

Nu is het tijd om de werkplanning van het project te schetsen. Je moet hier mijlpalen vermelden, waarbij je in een of twee zinnen de verwachte resultaten beschrijft. Dit stelt belanghebbenden in staat niet alleen de reikwijdte te begrijpen, maar ook hoe het project zal worden geïmplementeerd. Het zal ook een onmiddellijk idee geven van de grootte van het team en de tijd die nodig is om de eerste resultaten van ons project te behalen.

Hoeveel gaat het kosten? Bereid een kosten-batenanalyse voor

Het verstrekken van een kostenanalyse stelt belanghebbenden in staat een beslissing te nemen over de financiering van het project. Het moet zo nauwkeurig mogelijk presenteren:

• het totale bedrag – gebaseerd op een degelijke analyse van de kosten en benodigde middelen die met het project samenhangen,
• subbedragen per mijlpaal of jaar als het gaat om de implementatie van een langlopend project.

Hoewel de business case alleen algemene bedragen vereist, heb je gedetailleerde financiële gegevens en analyses nodig in latere fasen van de levenscyclus van het project. Daarom is het de moeite waard om schattingen aan het begin voor te bereiden, zodat belanghebbenden weten dat de projectmanager bekend is met de kosten van de implementatie van het project.

Is het doel de inspanning waard? Lijst de gewenste resultaten op

De laatste stap is om de gewenste resultaten van het project op te schrijven. Dit is een beknopte visie op de toekomstige staat, die de voordelen voor elke belanghebbendengroep duidelijk beschrijft. Je moet het:

• beknopt,
• zonder jargon,
• met visuals die gegevens en gewenste resultaten bevatten,
• realistisch.

Houd rekening met de implicaties van het laatste punt, aangezien de activiteiten van het projectteam tijdens de implementatie onder de loep zullen worden genomen en zullen worden vergeleken met de vastgestelde gewenste resultaten van het project. Als ze ambitieus maar voorzichtig genoeg zijn, zul je ze veilig behalen en blijft het project in lijn met de behoeften en produceert het de beoogde resultaten.

Samenvatting

Een overtuigende business case moet bevatten: een duidelijk gedefinieerde zakelijke behoefte, projectreikwijdte, tijdlijn, kosten-batenanalyse en gewenste uitkomst.

Het effectief presenteren van een business case communiceert de waarde van het project aan belanghebbenden. Zoals de PMBOK stelt: “gewenste resultaten moeten duidelijk worden beschreven, iteratief worden geëvalueerd en gedurende het project worden bijgewerkt.” Daarom moeten projectmanagers het project regelmatig evalueren vanuit het perspectief van de business case gedurende het project. Op deze manier kunnen ze het meest eenvoudig ervoor zorgen dat het in lijn blijft met de behoeften en op weg is naar het doel dat met belanghebbenden is afgesproken.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijencommunity op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.