5 vitale stappen voor het disciplineren van een werknemer

Wat zijn de belangrijkste stappen in het disciplineren van een werknemer? Managers moeten van tijd tot tijd hun werknemers disciplineren en er is geen manier om dit te vermijden – problemen met prestaties en gedragsproblemen komen elke dag voor op de werkplek. De afdeling Human Resources van het bedrijf zou disciplinaire procedures moeten hebben en deze moeten gebruiken voor alle gevallen van onacceptabel gedrag. Lees het artikel om meer te ontdekken over het disciplineren proces.

Stappen van het disciplineren van een werknemer – inhoudsopgave:

1. Redenen voor het disciplineren van een werknemer
2. Voor het disciplineren van een werknemer
3. Stappen van het disciplineren van een werknemer
4. Samenvatting

Redenen voor het disciplineren van een werknemer

Op de werkplek zijn er verschillende redenen om werknemers te disciplineren en de meeste daarvan zijn gerelateerd aan gedragsproblemen of prestatie-indicatoren. Het is belangrijk dat alle werknemers begrijpen wat er specifiek van hen wordt verwacht – ze moeten zeker weten welk gedrag niet geaccepteerd zal worden. Hoe goed uw beleid ook is geschreven, er zullen redenen zijn voor het disciplineren van uw werknemers. De meest beruchte redenen om dit te doen zijn:

• fraude, diefstal, verduistering
• bezit of gebruik van drugs
• gebruik van alcohol
• afwezigheid
• lage prestaties
• onjuist omgaan met eigendommen
• misbruik van internet
• pesten, seksuele intimidatie, discriminatie

Er zijn methoden voor het disciplineren van een werknemer, maar in het geval van de ernstigste overtredingen en grote schendingen kan beëindiging van het contract de enige optie zijn.

Voor het disciplineren van een werknemer

Sommige van de onacceptabele acties gebeuren tussen werknemers – dit betekent dat hun manager misschien nooit de kans heeft om ongepast gedrag zelf waar te nemen. In dergelijke situaties dient meestal een van de werknemers een klacht in tegen een ander, hetzij mondeling, hetzij schriftelijk.

Er zijn stappen die elke manager moet volgen wanneer hij een klacht ontvangt van een van de werknemers. Het bedrijf moet procedures hebben voor het indienen van een klacht, waarin de vorm van de klacht zelf moet worden beschreven, evenals de methoden om ermee om te gaan. Elke klacht die door de manager wordt ontvangen, moet op dezelfde manier worden behandeld, anders kan het bedrijf juridische stappen tegen discriminatie ondervinden. De stappen die elke manager moet nemen bij het omgaan met een klacht zijn:

Beoordeling van de ingediende klacht – volgens de procedures die het bedrijf zou moeten hebben, moet de manager die een klacht heeft ontvangen deze grondig beoordelen. Gewoonlijk is een bijeenkomst van de HR-specialist en de werknemer vereist om het probleem in meer detail te bespreken. Dit helpt wanneer meer dan één persoon betrokken is – zij kunnen in de toekomst als getuige in de rechtbank moeten optreden.

Onderzoek – elke klacht moet in detail worden onderzocht. Niet alle beschuldigingen hoeven waar te zijn. De manager moet met andere leden van het bedrijf spreken en getuigen van het onacceptabele gedrag vinden. De manager moet alle relevante documentatie verzamelen, zoals: klachtformulieren, e-mails, notities, rapporten, getuigenissen evenals: notities met betrekking tot mondelinge waarschuwingen, schriftelijke waarschuwingen, notities van vergaderingen met de werknemers, en kennisgevingen voor beëindiging van het dienstverband. Alle relevante documenten moeten netjes georganiseerd in een dossier worden bewaard.

Praat met de werknemer over de beschuldigingen – de werknemer wiens gedrag wordt onderzocht, heeft het recht om zijn standpunt te presenteren en te reageren op de klacht. In deze fase is bemiddeling tussen twee werknemers mogelijk (als de situatie het toelaat). Als er een oplossing voor het probleem is, moet de kwestie in deze fase worden opgelost.

Beslissing – na het horen van beide partijen is het tijd om een beslissing te nemen. Er kan behoefte zijn om disciplinaire procedures te starten of sancties op te leggen. Vergeet niet dat al uw acties alleen aan de betrokken personen moeten worden onthuld; de disciplinaire procedure is een vertrouwelijke aangelegenheid waar niet iedereen op kantoor van op de hoogte moet zijn. Houd het dossier bijgewerkt en voeg de documenten die verband houden met uw beslissing toe aan het dossier.

Appelstadium – de werknemer heeft het recht om beroep aan te tekenen tegen uw beslissing. De schriftelijke vorm van het beroep van de werknemer moet vervolgens door de HR-afdeling worden herzien. In sommige gevallen kan de straf worden ingetrokken of iets worden gewijzigd. De beslissing hangt van veel factoren af, maar in alle gevallen moet deze schriftelijk worden meegedeeld.

Stappen van het disciplineren van een werknemer

Mondelinge waarschuwing – de allereerste stap in het disciplineren van een werknemer is de mondelinge waarschuwing. Deze kan zowel subtiel en tactvol zijn, maar kan ook directer en strenger zijn, afhankelijk van de situatie en de relatie tussen de werknemer en de manager. Mondelinge waarschuwingen moeten elke keer worden gebruikt wanneer de werknemer negatief gedrag vertoont.

Schriftelijke waarschuwing – wanneer mondelinge waarschuwingen niet werken, is meestal een schriftelijke vorm vereist. Dergelijke documenten moeten zorgvuldig worden geschreven, aangezien er juridische implicaties kunnen zijn in het geval van verdere procedures of rechtszaken. Alle documenten moeten worden ondertekend door de manager, een getuige en de werknemer. Een kopie van het document moet aan de werknemer worden gegeven, terwijl de volledige set documenten in het kantoor moet worden bewaard voor toekomstige referentie. In de schriftelijke waarschuwing moet duidelijk worden vermeld wat de werknemer moet doen om zijn gedrag te corrigeren en wat het resultaat zal zijn als de werknemer niets verandert.

Laatste waarschuwing – na het uitgeven van verschillende mondelinge waarschuwingen (er is meestal meer dan één) en de schriftelijke waarschuwing, is het tijd voor de laatste waarschuwing. Laatste waarschuwing moet in schriftelijke vorm worden gegeven en is over het algemeen zeer vergelijkbaar in vorm met de andere schriftelijke waarschuwingen. Alle gevallen van slecht gedrag moeten opnieuw in detail worden beschreven, samen met de methoden voor verbetering. In de laatste waarschuwing moet duidelijk worden gemaakt dat beëindiging van het dienstverband mogelijk is als er niets verandert in het gedrag van de werknemer.

Proeftijd – de meeste werkgevers beëindigen meestal het dienstverband na de laatste waarschuwing; er kan geen manier zijn om de benadering van de werknemer te veranderen en onacceptabel gedrag blijft bestaan. Maar er zijn nog steeds managers die hun werknemers een andere, laatste kans willen bieden om te veranderen. Dit proces wordt proeftijd genoemd en kan disciplinaire maatregelen omvatten zoals: verlaging van het salaris, verplichte training of nauwe supervisie. Alle elementen kunnen gelijktijdig worden toegepast.

Beëindiging – de allerlaatste stap van het disciplineren van een werknemer is beëindiging van het dienstverband. Alle documentatie die tijdens het disciplineren is verzameld (schriftelijke waarschuwingen, documenten met betrekking tot proeftijd) moet opnieuw met de werknemer worden besproken, zodat zij duidelijk begrijpen waarom er tot beëindiging is overgegaan.

Samenvatting

Managers moeten van tijd tot tijd hun werknemers disciplineren en er is geen manier om dit te vermijden – problemen met prestaties en gedragsproblemen komen elke dag voor op de werkplek. De afdelingen Human Resources van het bedrijf zouden disciplinaire procedures moeten hebben en deze moeten gebruiken voor alle gevallen van onacceptabel gedrag.

Er zijn verschillende stappen van het disciplineren van een werknemer, deze omvatten: mondelinge en schriftelijke waarschuwingen, laatste waarschuwing, proeftijd en beëindiging van het contract. Dergelijke stappen maken deel uit van één disciplinair proces en moeten ordelijk worden toegepast. Elke waarschuwing moet goed worden gedocumenteerd voor toekomstige referentie in het geval van juridische procedures. Een goed georganiseerde en goed uitgevoerde disciplinaire procedure is de beste bescherming die de werkgever heeft tegen juridische geschillen met betrekking tot onrechtmatige beëindigingsclaims.

Lees ook: Een link tussen diversiteitsmanagement en gelijke werkgelegenheid in de werkplek

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.