De alomtegenwoordige haast, samen met de constante pogingen om het meeste uit elk moment te halen, doet ons voelen dat we vroeg of laat de controle verliezen. Hoe vaak heb je het gevoel gehad dat je takenlijst je overweldigt, en dat het van een nuttig hulpmiddel een nachtmerrie is geworden? Hoe kun je effectief de controle over de chaos nemen en taken gaan beheren? Wat is de Eisenhower-matrix en hoe gebruik je die? Lees verder.
Dwight D. Eisenhower was een militaire generaal en de 34e president van de Verenigde Staten. Hij is echter niet alleen bekend omdat hij iemand belangrijk was. Hij wordt beschouwd als een van de meest productieve mensen in de geschiedenis, en na zijn dood werd zijn productiviteit en efficiëntie het onderwerp van talloze discussies. Tijdens zijn twee ambtstermijnen voltooide en implementeerde hij veel waardevolle procedures die de wereld hebben gemaakt tot wat ze vandaag is. Interessant is dat Eisenhower erin slaagde om zijn hele leven productief te blijven.
Daarom hebben veel onderzoekers, waaronder Covey, die gefascineerd waren door zijn leven, geprobeerd te ontdekken wat zijn geheim was. In zijn boek “7 Gewoonten van Hoogst Effectieve Mensen” vertaalde hij Eisenhowers idee in een eenvoudig hulpmiddel dat het prioriteren vergemakkelijkt. De sleutel is om onderscheid te maken tussen urgente en belangrijke zaken.
Dit is een parafrase van een gedachte die Eisenhower leidde en die hem hielp om de hoogste productiviteit te bereiken. Hoe kun je belangrijke en urgente taken van elkaar onderscheiden? Deze twee woorden functioneren vaak als synoniemen in ons woordenboek, maar in dit geval zijn ze volkomen verschillend.
Urgente taken zijn diegene die vereisen dat je onmiddellijk reageert. Het zijn noodsituaties buiten je geplande schema die om actie vragen. Urgente taken zijn de schuldigen van chaos in je dagelijks leven, een dosis stress en frustratie. Belangrijke taken daarentegen zijn langetermijn, geplande activiteiten. Ze vereisen regelmatig werk, maar leiden daardoor tot significante veranderingen. Het zijn belangrijke projecten en fundamentele activiteiten. Dit zijn de dingen die je het gevoel geven dat je proactief bent en dat je acties zinvol zijn.
Het onderscheid maken tussen urgente en belangrijke zaken is een van de belangrijkste moeilijkheden. Dit komt voornamelijk doordat er geen duidelijke methode of definitie is die kan bepalen welke taken belangrijk zijn en welke urgent. Hier is het noodzakelijk om te oefenen en even de tijd te nemen om na te denken over de betreffende activiteit. Het begrijpen van het verschil is in het begin niet zo vanzelfsprekend en kan veel problemen veroorzaken. Echter, alleen in het begin. Na een langere analyse zul je zeker tot de conclusie komen welke van de activiteiten urgent is en welke belangrijk voor jou of je bedrijf.
De Eisenhower-matrix is een hulpmiddel dat zowel bedrijven als individuen succesvol kunnen gebruiken om dagelijkse taken te plannen en deze te prioriteren. Dit maakt het zeker gemakkelijker om hun uitvoering te plannen en te beoordelen wat echt belangrijk is en waar het de moeite waard is om je op te concentreren. Het is een eenvoudig hulpmiddel dat activiteiten in vier categorieën verdeelt:
Dit zijn taken die vereisen dat je onmiddellijk reageert. Degenen die je zo snel mogelijk moet afmaken en waarmee je verder kunt. Dit zijn taken die plotseling opkomen, maar gedaan moeten worden, omdat het niet doen ervan verstoring van verder werk kan veroorzaken. Met de juiste planning zal de lijst van taken in dit kwadrant niet lang zijn en echt een lijst van urgente kwesties zijn.
Aan de andere kant, voor degenen die hun tijd slecht beheren en hun werk niet regelmatig plannen, zal de lijst veel langer zijn. Een voorbeeld? Als je regelmatige doktersafspraken, bloedonderzoeken hebt ingepland en elke dag zorgt voor een gezond dieet en een adequate hoeveelheid beweging, zullen eventuele ziekten die je ongeschikt maken echt zeldzaam zijn, en de meeste mensen zullen zich er volledig tegen beschermen door preventieve maatregelen te nemen.
Dit is de plek voor belangrijke taken die geen specifieke deadline hebben. Ze zijn meestal gerelateerd aan familie-, professionele of zelfontwikkelingsdoelen. In feite zijn ze heel belangrijk en je denkt er de hele tijd aan, maar ze zijn niet stressvol en wachten geduldig op uitvoering.
Dit betekent echter niet dat ze altijd op de achtergrond moeten worden gezet. In het grotere geheel is het hun realisatie die het meest bepalend is. Ze beïnvloeden de kwaliteit van ons leven, dus het is de moeite waard om veel tijd aan deze taken te besteden. Het voltooien ervan vereist veel zelfontkenning. Het is nog moeilijker wanneer je overweldigd wordt door dagelijkse zaken, en ook omdat je er geen onmiddellijke “beloning” voor krijgt. Langetermijnactiviteiten vereisen een grote mate van zelfbewustzijn.
Dit zijn taken die in de rij wachten om voltooid te worden. Ze zijn echter niet zo belangrijk dat je ze alleen moet uitvoeren. Dit betekent dat je ze met succes aan andere teamleden kunt toewijzen, en het eindresultaat zal vrijwel hetzelfde zijn. Alleen door extra tijd vrij te maken, heb je de capaciteit om de prioriteiten te voltooien zonder de andere taken uit te stellen.
Dit zijn activiteiten die tijdrovend zijn en uitstelgedrag bevorderen. Dit zijn taken die genegeerd moeten worden. Als er te veel van zijn in je leven, zul je, zodra je ze elimineert, zeker een verschil zien en ontdekken dat je meer tijd hebt. Dergelijke activiteiten omvatten socializen, koffiepauzes of het scrollen door het internet en sociale media.
Zijn dit tijdrovende activiteiten? Zeker. Dit betekent echter niet dat ze volledig uit je leven moeten verdwijnen. Het zijn momenten van ontspanning die je helpen om te ontspannen na intensief mentaal werk en zijn essentieel voor het behouden van een gezonde balans. Maar wanneer je je dag analyseert en ziet dat ze te veel van je tijd in beslag nemen, zou dat een duidelijk signaal voor je moeten zijn om te veranderen.
Dit hulpmiddel is geweldig voor zowel het plannen van het werk van een enkele dag als voor langetermijnprojecten. Het is een effectieve tijdmanagementhulp die je helpt om individuele taken te ordenen. Bijgevolg zal het zeker gemakkelijker voor je zijn om een bepaald project te voltooien. Zodra je een concrete lijst hebt gemaakt, kun je ook andere methoden voor taakbeheer gebruiken.
Hoewel dit zeker geen perfecte methode is en niet voor iedereen zal werken, heeft het één groot voordeel. Vaak ontdek je dat alleen het opschrijven van alle activiteiten je helpt te zien welke eigenlijk onbelangrijk zijn, en welke je met succes kunt delegeren aan collega’s. In een wereld waar chaos ons omringt en het steeds moeilijker wordt om volledig gefocust te blijven, is het elimineren van afleidingen een goede start in de zoektocht naar succes.
Je hebt net geleerd wat de Eisenhower-matrix is. Lees ook: Hoe te beginnen met dropshipping op Amazon.
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
HR-manager met een uitstekende vaardigheid om een positieve sfeer te creëren en een waardevolle omgeving voor medewerkers te scheppen. Ze houdt ervan om het potentieel van getalenteerde mensen te zien en hen te mobiliseren om zich te ontwikkelen.
Social media-advertentiecampagnes, direct contact tijdens branche-evenementen, het aanbieden van educatieve materialen om kennis en bewustzijn…
Verschillende kleinere evenementen vormen een Sprint in Scrum. Sprints vormen op hun beurt samen een…
Ontvangers grijpen steeds vaker naar videomateriaal. Geschreven vormen worden minder populair. Traditionele bloggers proberen zich…
Copywriting is een extreem populaire professie geworden in de laatste tijd. Er zijn steeds meer…
Heb je ooit het gevoel dat de dag te kort is om alles te doen…
Wat is software? Wat zijn de soorten en methoden van distributie? Blijvend bij het onderwerp…