Hoe gebruik je boekhoudsoftware om facturering en het accepteren van betalingen te automatiseren?

Facturen zijn de meest voorkomende documenten die de levering van goederen of de uitvoering van diensten door bedrijven bevestigen. Verkoop- en financiële/accountingafdelingen houden zich meestal bezig met het uitgeven van dergelijke documenten. Een moderne oplossing die de uitgifte van facturen en het monitoren van vorderingen in veel bedrijven ondersteunt, is het gebruik van steeds meer geïntegreerde financiële en boekhoudsystemen, applicaties en systemen voor multi-level ERP (Enterprise Resource Planning). Is het de moeite waard om een van deze tools in uw bedrijf te implementeren? Welke voordelen zal het opleveren?

Boekhoudsoftware om facturering en het accepteren van betalingen te automatiseren – inhoudsopgave:

1. Wie kan profiteren van professionele boekhoudsoftware?
2. Optimalisatie van operationele kosten
3. Hoe kunt u zelf facturering beheren?
4. Een slimme manier om uw betalingen te vereffenen
5. Voortdurende toegang tot uw facturen en financiën

Wie kan profiteren van professionele boekhoudsoftware?

Tot voor kort waren geavanceerde boekhoudsoftware of managementsystemen het domein van grote eenheden met een stabiele positie op de markt. Wat was de reden hiervoor? Dit waren innovatieve tools, daarom overschreed de kosten van hun implementatie vaak de financiële mogelijkheden van kleinere entiteiten. Echter, in het tijdperk van snelle vooruitgang en ontwikkeling van digitalisering, worden dergelijke systemen en applicaties beschikbaar voor bijna iedereen, inclusief freelancers.

Het proces van implementatie en gebruik van deze systemen overschrijdt momenteel niet de financiële en hardwarecapaciteiten van zelfs micro-ondernemingen. Gezien de uitbreiding van de groep ontvangers is de software beschikbaar in verschillende varianten. Dankzij dit is het beter afgestemd op de individuele behoeften van het bedrijf, afhankelijk van de grootte, sector of de methode van belastingheffing. Bij het beslissen om dergelijke verbeteringen in een groot bedrijf te implementeren, is het de moeite waard om een specialist op dit gebied te raadplegen om de beste oplossing voor te stellen. In het geval van een klein bedrijf of zelfstandige onderneming kunt u gemakkelijk de juiste software of applicatie voor u vinden.

Optimalisatie van operationele kosten

Het eerste en vaak het belangrijkste in het runnen van een bedrijf is kostenoptimalisatie. Dit geldt voor bijna iedereen, van freelancers, via kleine familiebedrijven, tot grote internationale corporaties. Door gebruik te maken van boekhoudsystemen kunt u verschillende repetitieve taken automatiseren, zoals het uitgeven van terugkerende facturen. Dit bespaart u tijd en geld. Uitgegeven facturen kunnen automatisch worden geboekt en tegelijkertijd in elektronische vorm naar een opdrachtnemer worden verzonden. U hoeft ze niet te printen. Dit bespaart papier, toner, elektriciteit, kantoorruimte en mogelijke personeelskosten, die vaak een van de grootste kosten van het runnen van een bedrijf zijn. Als u een accountant inhuurt, zal deze geen tijd meer verspillen aan het invoeren van gegevens, maar zich richten op meer verantwoordelijke taken.

Hoe kunt u zelf facturering beheren?

Als u zelfstandig ondernemer bent, hoeft u dankzij de ondersteuning van applicaties en boekhoudsoftware geen gebruik te maken van de diensten van een boekhoudkantoor. U kunt zelf facturen uitgeven en boeken, en zelfs belastingen en betalingen afhandelen. Dit zal een enorme besparing voor u zijn. Intuïtieve tools helpen u om de facturering te beheren zonder te veel van uw tijd in beslag te nemen. Bij het uitgeven van facturen in speciale applicaties en systemen helpt het enorm om beschikbare factuursjablonen en hun automatische generatie te gebruiken, bijvoorbeeld op basis van uitgaven.

Beschikbare factuursjablonen kunnen eenvoudig op uw behoeften worden afgestemd. Eenmaal ingevoerd, zullen de gegevens worden gebruikt om verdere documenten te genereren. Natuurlijk kunt u ze indien nodig op elk moment eenvoudig wijzigen of bijwerken. U kunt ook een volledig nieuw document maken – individueel en afgestemd op het type bedrijf dat u runt. Als u buitenlandse transacties doet, hoeft u zich nergens zorgen over te maken. U kunt eenvoudig facturen in verschillende valuta’s en met verschillende belastingtarieven uitgeven, evenals met verschillende vervaldata en betaalmethoden.

Een slimme manier om uw betalingen te vereffenen

Naast facturering maakt de beschikbare software het gemakkelijker om betalingen te accepteren en te vereffenen. Dankzij deze tools kunt u snel de instroom van middelen naar de bankrekening koppelen aan de juiste factuur. Dit voorkomt dat u tijd verspilt aan een vervelende zoektocht naar elke betaling op een papieren afschrift. Ook hoeft u niet handmatig aan te geven welke factuur al is betaald en welke niet.

Dit alles kan elektronisch worden gedaan via een applicatie op een smartphone, tablet of computer. Dergelijke systemen stellen u niet alleen in staat om bij te houden welke opdrachtnemer in gebreke blijft met betalingen, maar ook om verzoeken om betaling en rente-notities te genereren en te verzenden. Dit is een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing.

Voortdurende toegang tot uw facturen en financiën

Dankzij speciale boekhoudprogramma’s en applicaties heeft u altijd en overal toegang tot de facturen die u heeft uitgegeven. U kunt eenvoudig controleren aan wie en precies waarvoor de factuur is uitgegeven. U kunt de datum, betaalmethode en het factuurbedrag verifiëren. U kunt ook controleren of deze is betaald of niet. Naast het bekijken van de uitgegeven facturen, kunt u uw financiën continu controleren. U kunt uw betalingen en achterstanden volgen. Dergelijke informatie helpt u te beoordelen met welke opdrachtnemers het de moeite waard is om samen te werken en met welke u beter kunt vermijden.

Dankzij dit behoudt u financiële stabiliteit en voorkomt u risicovolle ondernemingen. Al deze gegevens stellen u in staat om een constant inzicht te hebben in uw huidige financiële situatie. Het zal dan gemakkelijker voor u zijn om het bedrijf, nieuwe opdrachten te beheren of beslissingen te nemen over verdere investeringen en aankopen. Dit alles betekent dat het gebruik van een financiële managementapplicatie u talrijke voordelen zal opleveren.

Bekijk onze nieuwe gratis facturatie-app en boekhoudsoftware om facturen te maken.

Als u onze inhoud leuk vindt, sluit u dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook en Twitter.