Belangrijke functies van controle

Wat is controlling?

Met als doel de essentie van controle te begrijpen, kan dit instrument worden gedefinieerd als de adoptie door de samenwerkende cellen van de onderneming van een uniforme manier van denken en handelen, wat de effectieve beheersing van de gehele organisatie aanzienlijk vergemakkelijkt en de rationele besluitvorming door het management verder verbetert. Zo is controlling een basis systeem dat verantwoordelijk is voor het ondersteunen van het management van het bedrijf als geheel.

Multidimensionale controle wordt mogelijk door de interne mechanismen van de organisatie te integreren met de nieuwste technologieën die de verzameling, het verzamelen en de verwerking van belangrijke gegevens vergemakkelijken. Bovendien creëert controlling gunstige voorwaarden voor het aannemen van een iets bredere kijk, gericht op de toekomstgerichte analyse van activiteiten die uiteindelijk, met het gebruik van de juiste middelen van het bedrijf, het dichter bij het bereiken van de gewenste doelen zal brengen.

Controlling omvat vier functies – planning, controle, sturing en coördinatie. Door hun differentiatie biedt het nastreven van de ontwikkeling van elk van deze gebieden de mogelijkheid om uitgebreide bedrijfsactiviteiten in te voeren die het bewustzijn van de potentiële kansen en risico’s van het ondernemen van individuele activiteiten vergroten.

Controlling functies

• Planning – een van de basis taken van controlling is het stellen van specifieke doelen voor het bedrijf, wat nauw verband houdt met de planningsfunctie zelf, zowel op korte als op lange termijn. De vastgestelde doelen nemen vaak de vorm aan van KPI’s, waardoor het gemakkelijker wordt om de mate van hun uitvoering in latere stadia te verifiëren. Hierdoor wordt het mogelijk om een visie op de ontwikkeling van het bedrijf te creëren die duidelijk is voor alle medewerkers. Tegelijkertijd is de planningsfunctie, naast het duidelijk definiëren van de gewenste resultaten, ook verantwoordelijk voor het definiëren van de middelen en tijdslijnen die nodig zijn om deze te bereiken.
• Controlling – vertegenwoordigt de meest voor de hand liggende van alle controlling functies. In deze fase is het belangrijkste element het maken van een betrouwbare vergelijking van de authentieke resultaten van het bedrijf met het reeds ontwikkelde plan. Een dergelijke controle van de realisatie van de vastgestelde doelen vormt de basis voor het uitvoeren van een multidimensionale analyse van afwijkingen om de oorsprong van hun optreden te ontdekken. De volgende stap is het maken van de nodige aanpassingen zodat het bedrijf in de toekomst de efficiëntie van zijn activiteiten kan maximaliseren.
• Controle – de primaire activiteiten in dit gebied draaien om het nemen van belangrijke beslissingen met betrekking tot het corrigeren van eerder vastgestelde aannames of doelen, zoals het herberekenen van oorspronkelijke kosten of het bijwerken van aangenomen budgetten. Deze activiteiten zijn bedoeld om het bedrijf zo snel mogelijk naar de gewenste positie in de zakenwereld te helpen. Tegelijkertijd is de essentie van controle nog steeds verbonden met verdere monitoring van de werkelijke staat, gericht op de uitvoering van de meest kritieke taken ondanks geregistreerde afwijkingen.
• Coördinatie – deze functie is verantwoordelijk voor het verhogen van de efficiëntie van het algehele managementsysteem, waardoor het in een staat wordt gebracht waarin de voordelen van coördinatie de kosten van de implementatie overstijgen. Het waarborgen van de coördinatie van activiteiten verhoogt het comfort en de efficiëntie van het werk, waarbij ervoor wordt gezorgd dat individuele eenheden de juiste mate van afstemming hebben en hun eigen doelen bereiken in lijn met de algemene belangen van het bedrijf.

Controlling – voorbeelden

INCO Group

Het bedrijf kenmerkt zich door gediversifieerde activiteiten die zijn verbonden met de productie van huishoudchemicaliën, geneesmiddelen, cosmetica, plastic verpakkingen of zelfs uitgeverijactiviteiten en vastgoedhandel. Elk jaar is er een merkbare toename van de export van goederen naar de Europese Unie en Oost-Europese landen. Echter, met de toename van zijn bereik, kwam het bedrijf in botsing met het probleem van efficiënte boekhouding voor zo’n uitgebreid budget. Het bleek noodzakelijk te zijn om een gespecialiseerd informatiesysteem in te voeren dat een optimale afhandeling van zo’n groot gegevenspakket mogelijk zou maken.

INCO Group besloot daarom te investeren in een gespecialiseerd controlling hulpmiddel – het Eureca-systeem, dat, gebaseerd op data warehouse-technologie, het mogelijk maakte om een multidimensionaal budget te creëren. Door het invoeren van controllingverbeteringen slaagde het bedrijf erin om het aanvankelijk te ingewikkelde budget onder controle te krijgen, met aandacht voor de gefaseerde budgettering van afdelingskosten en directe kosten die verband houden met de productie zelf. Een bijkomend voordeel werd ook de mogelijkheid om plannen, maandelijkse verkoopprognoses in te voeren of vaste en variabele kosten te optimaliseren.

De implementatie van controleoplossingen heeft het noodzakelijke planningsproces gestroomlijnd, dat eerder, met zulke diverse bedrijfsgebieden, uiterst gecompliceerd was. Tegelijkertijd is de ontwikkelde database geïntegreerd met het veldsysteem, zodat medewerkers die taken uitvoeren op alle niveaus van de organisatie directe toegang hebben tot belangrijke informatie.

Infinite

Infinite is een van de snelst groeiende bedrijven die IT-oplossingen biedt aan verschillende bedrijven, zowel in Europa als buiten het MENA-gebied. De specificiteit van de industrie en de exponentiële uitbreiding van zijn bereik leidde het merk ertoe sterk te geloven dat het een uitgebreide oplossing moest opnemen in zijn activiteiten om de consolidatie en rapportage van resultaten te vergemakkelijken, die tegelijkertijd zou voldoen aan de steeds toenemende vraag naar informatie op het gebied van controlling.

Hoewel het merk al Excel-gebaseerde controlling had, vereiste de dynamiek van de taken die voorhanden waren de invoering van een hulpmiddel dat sneller werk aan meer parameters mogelijk zou maken. Daarom besloot Infinite om het krachtigere Eureca-systeem te implementeren, wat de kans bood om het gehele rapportagesysteem flexibel te ontwikkelen en zelfs bijzonder diverse gegevens efficiënt te analyseren.

LS Airport Services

LS Airport Services wordt beschreven als een van de grootste zogenaamde “handling” bedrijven van Polen, dat momenteel meer dan 50 luchtvaartmaatschappijen van over de hele wereld bedient. Na verloop van tijd besloot het management van zo’n bloeiend merk een hulpmiddel te implementeren ter ondersteuning van belangrijke managementcontrole. De belangrijkste motiverende factor werd het vooruitzicht om beperkingen te elimineren die de verdere ontwikkeling van het bedrijf belemmerden, voortkomend uit de tijdrovende aard van het algehele proces van het creëren van de noodzakelijke rapporten.

Op zoek naar een uitgebreid hulpmiddel om de gebieden van gegevensintegratie, budgettering, planning, rapportage, analyse en prognoses te optimaliseren, besloot het bedrijf in 2020 het Eureca-systeem te implementeren.

Met de invoering van een geavanceerder controlling hulpmiddel werd het mogelijk om budgetterings-, analyse- of rapportageprocessen te automatiseren, wat leidde tot een toename van de algehele waarde van controlling binnen het bedrijf. Bovendien is het bewustzijn van de werkelijke impact op kosten onder managers ook versterkt, wat hun betrokkenheid bij de huidige zakelijke situatie heeft verhoogd.

Controlling functies – samenvatting

Correct geïmplementeerde controlling, aanvullend ondersteund door moderne hulpmiddelen en IT-systemen, verhoogt de efficiëntie van de gehele bedrijfsvoering, waardoor een nauwkeurige bepaling van realistische bedrijfsdoelstellingen mogelijk wordt. Ongeacht de specificiteit van de industrie waarin individuele bedrijven dagelijks opereren, kan een doordachte inzet van het potentieel van controlling, zelfs op korte termijn, het proces van verzamelen, verwerken, analyseren en interpreteren van gegevens die cruciaal zijn voor verdere bedrijfsontwikkeling versnellen.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.