5 veelvoorkomende factureringsfouten

Fouten zijn onvermijdelijk. Bij het uitgeven van facturen komen ze af en toe voor. Welke factureringsfouten zijn de meest voorkomende? Hoe kun je factureringsfouten vermijden? Welke gevolgen kunnen ze hebben? Als je de antwoorden op deze vragen wilt weten, lees dan ons artikel over 5 veelvoorkomende factureringsfouten.

5 veelvoorkomende factureringsfouten – inhoudsopgave

1. Verkeerd factuurnummer
2. Onjuiste gegevens van de tegenpartij
3. Geen informatie over de betaalmethode
4. Onjuiste beschrijving van goederen of diensten
5. Factureringsfouten
6. Samenvatting
7. Bekijk hoe je facturen kunt uitgeven met Firmbee

Verkeerd factuurnummer

Elke factuur moet een uniek nummer hebben. Dit is iets voor de hand liggends, maar in sommige situaties is het gemakkelijk om deze factureringsfouten te maken. Dit geldt vooral als je programma’s zoals Word of Excel of hun equivalenten gebruikt om facturen uit te geven. Op het eerste gezicht lijkt het misschien dat dit je factureringswerk gemakkelijker maakt. In dergelijke programma’s kun je kant-en-klare factuursjablonen voorbereiden, waarin je alleen de gegevens hoeft te wijzigen bij het uitgeven van volgende documenten. Maar deze oplossing heeft één groot nadeel.

Het overschrijven van volgende bestanden kan ervoor zorgen dat je de nummering kwijtraakt. En het opslaan van facturen als opeenvolgende pagina’s in een Word-document of opeenvolgende bladen in Excel kan ook leiden tot onnauwkeurigheden.

Wat zijn de meest voorkomende factureringsfouten bij factuurnummering? Er zijn twee soorten: dubbele factuurnummers en hiaten in de nummering. Beide deze factureringsfouten kunnen onaangename gevolgen hebben wanneer de belastingautoriteiten ze controleren. Nummering die hiaten bevat, kan erop wijzen dat niet alle uitgegeven facturen zijn opgenomen in de belastingberekeningen. Hiaten in de nummering zullen ernstige twijfels oproepen, zelfs als ze toevallig zijn en niet bedoeld zijn om de belastingautoriteiten te misleiden.

Het tweede type fout, dat wil zeggen, twee of meer facturen met hetzelfde nummer maar verschillende inhoud, kan ook suggereren dat ze opzettelijk zo zijn uitgegeven om belasting te vermijden. In dit geval kan er ook een probleem zijn met het boeken van dergelijke facturen, omdat de boekhoudsoftware je mogelijk niet toestaat om twee of meer documenten met hetzelfde nummer in te voeren.

Het corrigeren van dergelijke vergissingen kan moeilijk zijn, vooral als je dergelijke foutieve facturen al naar je klanten hebt gestuurd en pas later realiseert dat je de verkeerde nummering had. Ze zijn niet zo belangrijk voor je opdrachtgevers, omdat ze de juiste nummering van je facturen niet controleren. Daarom kunnen ze dergelijke facturen zonder probleem betalen. Maar in het geval van een belastingaudit kun je ervoor worden bestraft. Daarom is het beter om ze te voorkomen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een factureringsprogramma of app waar de nummering automatisch wordt toegewezen. Op deze manier voorkom je factureringsfouten en ben je er zeker van dat je geen facturen met verkeerde nummers hebt uitgegeven.

Onjuiste gegevens van de tegenpartij

We zijn allemaal maar mensen en misstappen gebeuren ons allemaal van tijd tot tijd. Het kan een typefout in de naam van het bedrijf zijn dat je hebt gefactureerd of een spelfout in de naam van je klant. Een typische is ook het verkeerde adres van de tegenpartij. In zo’n geval kunnen er verschillende fouten optreden: verkeerd huisnummer, verkeerde postcode, verkeerde straatnaam of zelfs een verkeerd gespelde stad van het hoofdkantoor van het bedrijf. Het kan ook gebeuren dat je het verkeerde belastingidentificatienummer van je klant op de factuur schrijft.

Het lijkt misschien dat dit maar kleine dingen zijn. Maar niemand vindt het leuk als hun naam of achternaam spelfouten bevat. Bovendien kunnen ze leiden tot belastinggevolgen. Onjuiste gegevens van de tegenpartij kunnen ervoor zorgen dat hij dergelijke factuur niet als kosten van zijn bedrijf kan erkennen. In dat geval zal het nodig zijn om de gegevens te corrigeren. Dit zal de tijd verlengen die je moet wachten op betaling voor een dergelijke factuur, omdat je klant de betaling kan uitstellen totdat ze het document met de juiste gegevens ontvangen.

Een ander type fout is het uitgeven van een factuur aan volledig andere gegevens van de ontvanger. Dit kan vooral gebeuren wanneer facturen handmatig worden aangemaakt door gegevens in een bestand te overschrijven. In dit geval zijn de juiste hoeveelheden goederen of diensten die zijn verkocht op de factuur opgenomen, maar de gegevens van de ontvanger blijven van de vorige factuur.

Deze vergissing kan ervoor zorgen dat je een dergelijke factuur naar de verkeerde ontvanger stuurt, die de vermelde artikelen niet bij jou heeft gekocht. Je kunt het ook naar een opdrachtgever sturen die bij jou heeft gekocht, maar de informatie van de ontvanger zal verkeerd zijn op die factuur. Totdat je ze corrigeert, kun je zeker niet rekenen op betaling voor een dergelijke factuur.

Hoe ze te vermijden? Dit is waar een factureringsprogramma je kan helpen. Je kunt het gebruiken om een database van je klanten te creëren. Je hoeft hun gegevens maar één keer te controleren, zodat je later foutloos kunt factureren. Sommige programma’s stellen je in staat om bedrijfsgegevens uit overheidsregisters te downloaden, zodat je deze fouten bij het uitgeven van facturen kunt voorkomen.

Geen informatie over de betaalmethode

Iedereen vindt het leuk om geld op hun rekening gestort te krijgen. Maar een gebrek aan informatie over hoe te betalen kan het onmogelijk maken om een factuur te betalen.

Hier kunnen verschillende fouten optreden, van het ontbreken van een bankrekeningnummer tot een onjuist rekeningnummer tot het niet weten wanneer en hoe een factuur te betalen. Onnauwkeurigheden hier kunnen verschillende gevolgen hebben. Het missen van de vervaldatum zal waarschijnlijk resulteren in de klant die je voor de factuur binnen de wettelijke termijn betaalt. Maar een verkeerd rekeningnummer of zelfs het ontbreken ervan zal ertoe leiden dat de tegenpartij je niet kan betalen. Pas wanneer je deze gegevens corrigeert of aanvult, kun je rekenen op betaling voor de factuur.

Onjuiste beschrijving van goederen of diensten

Facturen moeten nauwkeurige beschrijvingen van de verkochte goederen en diensten bevatten. Terwijl fouten bij goederen veel minder vaak voorkomen, kan een goede beschrijving van diensten veel problemen veroorzaken. Je klant mag niet twijfelen dat ze betalen voor wat ze hebben besteld. Daarom moeten de gegevens op de factuur overeenkomen met de gegevens op de bestelling.

Afhankelijk van de procedures die je opdrachtgevers hebben, kunnen sommigen meer gedetailleerde beschrijvingen van de diensten die je levert vereisen, terwijl anderen dat misschien niet doen. Desondanks is het een goed idee om nauwkeurigheid te waarborgen, zodat je later geen problemen hebt met het ontvangen van betaling. Een onjuiste beschrijving moet worden gecorrigeerd, wat waarschijnlijk enige tijd zal kosten. Als gevolg hiervan ontvang je mogelijk later betaling voor een dergelijke factuur dan je had verwacht. Een oplossing voor dit probleem kan zijn om een catalogus van verkochte goederen en nauwkeurige beschrijvingen van individuele diensten te creëren. Op deze manier heb je altijd duidelijke en leesbare beschrijvingen van je aanbod op de factuur.

Factureringsfouten

Een factuur mag geen boekhoudkundige fouten bevatten, maar deze situaties kunnen zich voordoen. Er zijn verschillende plaatsen waar ze het vaakst voorkomen. Deze omvatten het totaalbedrag dat betaald moet worden. Het kan verkeerd zijn opgeteld, waardoor de factuur ofwel te laag of te hoog is. Geen van beide opties is voordelig. Waarom? Omdat het slecht afstraalt op de persoon die de factuur heeft uitgegeven.

Het kan gebeuren dat de klant niet zorgvuldig controleert of het document dat door jou is uitgegeven geen boekhoudkundige fouten bevat en voor een dergelijke factuur betaalt. Maar als gevolg daarvan ontvang je mogelijk te weinig of te veel geld. In het eerste geval moet je de klant vragen om extra te betalen, wat je in een slecht daglicht kan stellen. In het tweede geval kan de klant een terugbetaling van de te veel betaalde som eisen, wat slecht kan afstralen op de reputatie van je bedrijf. In beide gevallen kan een dergelijke factuur worden betwist door een belastingaudit, dus het is beter om het te vermijden.

Een andere plaats waar boekhoudkundige fouten op een factuur voorkomen, is in de berekening van de waarde van de verkochte goederen. In dit geval kan er een fout optreden bij het vermenigvuldigen van het aantal stuks goederen en de prijs per stuk. Dit gebeurt het vaakst wanneer berekeningen handmatig worden gedaan. Er kan ook een fout optreden bij het berekenen van de waarde van de btw. Het gebruik van een factureringsprogramma helpt je om dergelijke factureringsfouten te voorkomen, omdat de berekeningen daar automatisch worden gemaakt.

Factureringsfouten – samenvatting

Factureringsfouten komen bij iedereen voor. Echter, je moet je ervan bewust zijn dat ze juridische gevolgen kunnen hebben. Factureringsfouten dragen ook bij aan vertragingen in betalingen en kunnen een negatieve impact hebben op de geloofwaardigheid van je bedrijf. Een van de oplossingen is het gebruik van speciale factureringsplatforms die veel processen automatiseren en tegelijkertijd helpen om basisfouten te vermijden.

Lees ook: Wat moet een factuur bevatten? – 12 essentiële elementen

Bekijk hoe je facturen kunt uitgeven met Firmbee:

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.