Top 8 tijdbesparende tips voor kantoormedewerkers

Ben je ooit achterop geraakt met je schema en moest je overwerken? Heb je iemand beloofd dat je jouw deel van een project op een bepaalde dag zou afmaken, maar kwam daar uiteindelijk niets van terecht? Heb je ooit nagedacht over het feit dat je manieren moet zoeken om tijd te besparen op je werk, zodat je je beter kunt concentreren op je prioriteitstaken en, bovenal, ze op tijd kunt afronden? Bekijk onze lijst met de beste tijdsbesparende tips voor kantoormedewerkers. Lees verder.

Tijdsbesparende tips voor kantoormedewerkers – inhoudsopgave:

1. Neem regelmatig pauzes
2. Zet sociale media meldingen uit
3. Concentreer je op één taak tegelijk
4. Delegeer
5. Gebruik de Pomodoro-techniek
6. Plan je dag
7. Leer
8. Gebruik tools
9. Samenvatting

Neem regelmatig pauzes

Ik weet zeker dat je je nu afvraagt hoe regelmatig pauzes nemen – wat in de praktijk “tijd nemen” betekent – je gaat helpen om tijd te besparen. Je moet je realiseren dat niemand 8 uur lang productief kan zijn – en vooral niet als ze geen pauzes nemen. Onze hersenen hebben rust nodig, onze ogen hebben een pauze van het scherm nodig, en onze spieren hebben minstens wat beweging nodig.

Sta op, loop een paar stappen, praat met iemand en ga dan terug naar de taak die je aan het doen was. Deze regel geldt ook voor één langere lunchpauze – het lichaam moet eten om productiever te worden, dus ongeacht je werklast, geef niet op op één grotere, gezonde maaltijd.

Het moet ook worden opgemerkt dat “af en toe” pauzes nemen geen goede praktijk is – elke keer dat je koffie gaat halen, een sigaret rookt of naar een aangrenzende kamer gaat om een collega een vraag te stellen die voor jou belangrijk is, raak je afgeleid en wanneer je terugkomt, moet je opnieuw proberen je te concentreren, wat weer een minuut kost.

Om deze reden is het een goed idee om regelmatig pauzes te nemen, bijvoorbeeld elk uur op precies dezelfde tijd. Bovendien zal zo’n regeling je motiveren – je wilt de taak die je bent begonnen voor de pauze afmaken, dus in de praktijk zul je het sneller voltooien.

Zet sociale media meldingen uit

De grootste afleiding op het werk is ongetwijfeld je privételefoon. Elke afleiding van de taak die je aan het doen bent, zoals op elk moment pauzes nemen, heeft een negatieve invloed op je focus en vergroot de tijd die nodig is om het af te ronden. Als je echt tijd wilt besparen op het werk, stuur privéberichten alleen tijdens aangewezen pauzes.

Concentreer je op één taak tegelijk

Heb je één zeer belangrijke taak te doen, en tegelijkertijd ontvang je een e-mail, vraagt een collega je om te helpen, en een HR-specialist stuurt je een bericht via de instant messenger van het bedrijf? Laat je niet afleiden – een van deze dingen kan wachten tot je een taak hebt afgerond die je al bent begonnen.

Zet meldingen van je e-mailinbox uit en controleer deze alleen op aangewezen tijden (bijvoorbeeld wanneer je op het werk aankomt of aan het einde van de dag). Berichten hoeven niet meteen beantwoord te worden (behalve diegene die belangrijk voor je zijn vanwege een specifieke taak) – en het kost altijd veel tijd om ze te controleren.

Delegeer

Je hoeft niet altijd alles zelf te doen – zelfs als je denkt dat jij de enige bent die een taak goed kan uitvoeren. Wanneer je in een team werkt, moet je zeker profiteren van het feit dat een collega meer tijd heeft en jouw taak kan overnemen. Het is geen schande om om hulp te vragen – en geen taken uit handen geven is de perfecte manier om je tijd op het werk te verspillen.

Gebruik de Pomodoro-techniek

Heb je ooit gehoord van de Pomodoro-techniek? Het is een tijdmanagementmethode gebaseerd op 25 minuten geconcentreerd werken, onderbroken door vijf minuten pauzes. Elk werkinterval wordt een pomodoro genoemd. Het is ontworpen om je te helpen gefocust te blijven. Hoe gebruik je het? Kies een taak die je moet voltooien, zet een timer op 25 minuten, werk aan de taak, en wanneer de alarm afgaat, neem je een pauze van vijf minuten. Na vier pomodoro’s neem je een pauze van 20-30 minuten.

Plan je dag

Er is niets beter dan taken van tevoren plannen. Op deze manier verspil je geen tijd aan het nadenken over wat je huidige prioriteiten zijn, aan welke vergaderingen je op een bepaalde dag moet deelnemen, en met welke taak je moet beginnen. Een paar minuten bespaard omdat je meteen aan het werk kunt? Hoe klinkt dat!

Leer

In je dagelijkse werk gebruik je zeker Microsoft Office en andere oplossingen die zijn ontworpen om je te helpen dingen gedaan te krijgen. Maar ben je er zeker van dat je hun volledige potentieel hebt geleerd? Zelfs als het antwoord op deze vraag “ja” lijkt, hebben de meeste applicaties die je elke dag gebruikt veel meer functies dan je ooit zult leren kennen.

Probeer dus minstens een paar te ontdekken die je werk gemakkelijker maken – in het geval van PowerPoint kan het bijvoorbeeld de ontwerpfunctie zijn (die de indeling van tekst en graphics op een dia voorstelt en het maken van presentaties versnelt), in Word de mogelijkheid om wijzigingen in een bepaald document bij te houden, en in Excel voorwaardelijke opmaak (gegevens presenteren met kleuren om hun analyse te verbeteren).

Gebruik tools

In plaats van tijd te verspillen met het zoeken naar het pictogram van een bepaalde applicatie op je scherm of in te loggen op elke service afzonderlijk, kun je een tool gebruiken die verschillende functies op één plek aanbiedt. Zo’n tool is Firmbee, een uitgebreid systeem voor het beheren van bedrijfsprojecten en teams. Firmbee is ontworpen voor veel sectoren, van HR tot verkoop tot IT. Gebruikers kunnen de voortgang van projecten volgen, taken organiseren, medewerkers werven en financiën monitoren – allemaal met behulp van één platform.

Top 8 tijdsbesparende tips – samenvatting

Zoals je kunt zien, zijn er veel manieren om tijd te besparen op het werk. Het eerste dat je moet doen, is uitzoeken welke taken het meeste van je tijd in beslag nemen. Sommige mensen kunnen bijvoorbeeld uren per dag aan e-mail besteden. Zodra je weet wat je tijdverspillers zijn, probeer ze dan kwijt te raken en ze te vervangen door iets productievers.

Je hebt net gelezen over de top 8 tijdsbesparende tips op het werk. Lees ook: Gamificatie in werving

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.