Hoe het factureringsproces te verbeteren? 8 geweldige ideeën voor betere facturering

Weet je hoe je het factureringsproces kunt verbeteren? Moet het zo tijdrovend en arbeidsintensief zijn? Het factureringsproces lijkt moeilijk, vooral als je geen eerdere ervaring met het onderwerp hebt. Het blijkt echter dat het hele proces aanzienlijk kan worden vergemakkelijkt door de tools die het onafhankelijk uitgeven van facturen mogelijk maken. Dankzij dergelijke tools krijg je meer tijd, en wat nog belangrijker is, je versnelt de processen van financiële stromen. Hoe kun je het factureringsproces verbeteren? Lees het artikel om erachter te komen en gebruik de door ons ontwikkelde checklist.

Hoe het factureringsproces te verbeteren? – inhoudsopgave:

1. Stel je eigen voorwaarden in
2. Verzamel alle informatie
3. Stuur een factuur nadat het werk is gedaan
4. Gebruik kant-en-klare sjablonen
5. Corrigeer mogelijke fouten
6. Automatiseer het factureringsproces
7. Houd deadlines voor betalingen in de gaten
8. Gebruik een applicatie om het factureringsproces te optimaliseren

Stel je eigen voorwaarden in

Het kan je verbazen, maar zelfs een kleine inspanning tijdens de stap van het versturen van aanbiedingen naar klanten kan het factureringsproces aanzienlijk vergemakkelijken. Hoe is dat mogelijk? Een duidelijke en transparante presentatie van de financiële zaken vanaf het begin helpt om onnodige misverstanden later te voorkomen. Een klant moet precies weten hoeveel en wanneer hij moet betalen op het moment dat hij jouw aanbod accepteert.

Beslis of je je afrekeningen baseert op gewerkte uren of op het hele project, en specificeer de betalingstermijn. Als je kortingen voor eerdere betalingen aanbiedt, moet je je klanten daar in het begin over informeren. Waarschuw je klanten voor rentepercentages bij late betalingen. Laat ze weten wanneer jouw factuurdatum is. Hoe meer informatie over betalingen er aan het begin van de samenwerking beschikbaar is, hoe minder twijfels je klant zal hebben tijdens de betaling.

Vergeet niet om de schriftelijke vorm van alle afspraken te bewaren. Elke schriftelijke vorm, zelfs een e-mail of een bericht van een instant messenger, is voldoende. Wat als je vergeten bent je voorwaarden duidelijk te stellen – doe dit dan voordat je je factuur verstuurt. Op deze manier voorkom je onnodige vragen na het versturen van de factuur. Het uitleggen van alle misverstanden kost tijd, wat betekent dat je je betaling pas kunt ontvangen nadat je alle betreffende kwesties hebt besproken.

Verzamel alle informatie

Controleer voordat je de factuur verstuurt of je alle informatie hebt die nodig is voor dit proces. Er is informatie die op elke factuur moet worden opgenomen. Geen enkel item mag ontbreken. Je hebt nodig:

• Naam en achternaam van de klant (naam van het bedrijf is optioneel)
• Adres van de klant (zowel fysiek als e-mail)
• Telefoonnummer van de klant (het is niet essentieel, maar vergemakkelijkt het contact)
• Belastingidentificatienummer van de klant
• Gekozen betaalmethode
• Datum van factuuruitgifte
• Factuurbedrag
• Beschrijving van de positie op de factuur
• Andere belangrijke informatie voor de klant

Met zo’n set informatie al verzameld, zou het factureringsproces niet veel tijd moeten kosten. Waarom is het voordelig om alle informatie vóór het factureringsproces te verzamelen? Wanneer je alle informatie bij de hand hebt, hoef je er tijdens het factureren niet naar te zoeken, wat betekent dat je in de flow kunt blijven.

Stuur een factuur nadat het werk is gedaan

Direct nadat je werk is gedaan, herinner je je nog alle details van de opdracht. Je weet precies wat er in de bestellingen of in de overeenkomst stond. Dit stelt je in staat om een nauwkeurige beschrijving op de factuur te maken. Zelfs als je een heel goed geheugen hebt, is het geen goed idee om het factureringsproces uit te stellen tot een latere datum.

Facturering moet snel zijn, anders kan je klant denken dat je niet per se een snelle betaling verwacht. Bovendien kan elke vertraging bij het factureren het hele proces moeilijker maken door de cumulatie van documenten – je moet de hele dag besteden aan het verwerken ervan.

Documenten continu verwerken stelt je niet alleen in staat om de werkbelasting gelijkmatig te verdelen, maar verkleint ook het risico dat je een factuur vergeet. Elektronische facturen zijn op veel manieren superieur – je kunt ze op elk moment uitgeven, zelfs in het weekend, en ze onmiddellijk naar de elektronische post van je opdrachtgever sturen. Papieren versies van facturen moeten worden afgedrukt en als brieven per traditionele post tijdens een werkdag worden verzonden.

Gebruik kant-en-klare sjablonen

Sommige processen zijn repetitief. Factuurverwerking is er een van. De vorm van facturen is wettelijk vastgelegd, waardoor de meeste elementen op de factuur onveranderd blijven. In plaats van na te denken over de elementen van je facturen, gebruik je kant-en-klare sjablonen.

Elke kant-en-klare factuursjabloon moet ruimte bevatten voor alle noodzakelijke details – er mag niets verloren gaan. Vul gewoon de lege ruimtes in en je factuur is klaar. In deze fase van het proces zal je database met de nodige details bijzonder nuttig zijn. Gewoonlijk kan de sjabloon worden aangepast aan de aard van je activiteit. Er zijn veel soorten sjablonen waaruit je kunt kiezen. Sommige zijn zeer traditioneel en officieel, andere hebben een interessant ontwerp, of hun vorm is gericht op transparantie. Om de sjabloon aan je eigen behoeften aan te passen, kun je het logo van je bedrijf toevoegen of kleuren gebruiken die met je merk worden geassocieerd.

Corrigeer mogelijke fouten

Het gebruik van sjablonen stelt je in staat om de meeste mogelijke fouten te vermijden. Sjablonen bevatten meestal alle noodzakelijke elementen van een factuur. Toch kunnen er op elk moment fouten optreden. Controleer je document grondig voordat je het naar de klant verstuurt en vergeet niet je factuur te vergelijken met de bestelling of de overeenkomst. Het is beter om alle details te controleren voordat je de factuur naar de klant stuurt dan om correctiefacturen te maken, wat resulteert in een langere wachttijd voor betaling.

Automatiseer het factureringsproces

De meeste operaties kunnen met behulp van computersoftware worden uitgevoerd. De computer kan ook helpen bij het verwerken van facturen. Je kunt je eigen database van klanten aanmaken – je hoeft de gegevens maar één keer in het systeem in te voeren om ze later keer op keer te kunnen gebruiken. Goede factureringssoftware helpt om fouten tijdens het factureringsproces te voorkomen.

Automatisering van het factureringsproces is bijzonder nuttig voor terugkerende facturen. Waarom? Je hebt dezelfde klantgegevens, het bedrag en de beschrijving, alles wat je hoeft te doen is de datum of frequentie van betalingen in te stellen en het programma doet de rest. Het is nog gemakkelijker in het geval van elektronische facturen – de software kan een factuur aanmaken en naar de klant sturen. Het is een enorme verbetering in de factuurverwerking.

Houd deadlines voor betalingen in de gaten

Het factureringsproces omvat niet alleen het uitgeven van een factuur en het versturen ervan naar de klant, maar ook het zorgen dat de betaling op tijd wordt gedaan. Het is de laatste actie in het hele factureringsproces, maar nog steeds niet de minst belangrijke. Het is zeer voordelig om alle betalingsdeadlines voortdurend in de gaten te houden.

Soms heb je na de betaaldatum nog steeds geen geld op je rekening. Je kunt een vriendelijke herinnering naar de klant sturen – tact en beleefdheid zijn hier erg belangrijk. De klant heeft het recht om op het allerlaatste moment te betalen en zelfs een lichte vertraging kan geen reden zijn voor een strenge berisping. Het is beter om goede relaties met klanten te onderhouden, zelfs als je je belangen moet bevestigen.

Gebruik een applicatie om het factureringsproces te optimaliseren

Om het factureringsproces te optimaliseren, gebruik je de factuurapplicatie – deze helpt om alle hierboven genoemde beleidslijnen bij te houden. Gewoonlijk heeft de applicatie functionaliteiten zoals kant-en-klare sjablonen, een database van klanten en een adresseringsmodule.

Een applicatie voor facturering helpt om numerieke fouten te voorkomen dankzij de automatisering van berekeningen. Extra functionaliteiten maken terugkerende facturering, het versturen van herinneringen en het monitoren van betalingsstatussen mogelijk, of zelfs het versturen van betalingsverzoeken naar debiteuren.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.