4 stappen om de tijd voor taken nauwkeuriger te schatten

Het inschatten van de tijd die nodig is om een specifieke activiteit uit te voeren, is een van de essentiële elementen voor een betere organisatie van ons leven – zowel op het werk als thuis (bijvoorbeeld voor huishoudelijke taken). Veel mensen hebben twijfels over deze techniek, omdat ze geloven dat het in de meeste gevallen simpelweg onmogelijk is om de benodigde tijd nauwkeurig in te schatten vanwege de afhankelijkheid van te veel externe factoren. Er zijn echter manieren waarop we dit proces beter kunnen uitvoeren, wat cruciaal kan zijn, bijvoorbeeld bij het opstellen van een projectplanning. We presenteren ze hieronder aan u.

4 stappen om tijd in te schatten – inhoudsopgave:

1. Stap 1: Lijst alle noodzakelijke activiteiten op
2. Stap 2: Herinner eerdere ervaringen
3. Stap 3: Anticiperen
4. Stap 4: Volg uw voortgang
5. Samenvatting

Stap 1: Lijst alle noodzakelijke activiteiten op

Om de werktijd goed in te schatten, is het niet genoeg om simpelweg een lijst van taken op te schrijven en het aantal uren dat nodig is om ze te voltooien op te geven. Het is belangrijk om voor elke taak een uitgebreide lijst van activiteiten aan te geven die uitgevoerd zullen worden als onderdeel van de voltooiing ervan.

Vervolgens zult u opmerken welke activiteiten u zelf kunt uitvoeren, wanneer u met andere mensen moet overleggen (en zich moet aanpassen aan hun tijdschema’s of op goedkeuring van hen moet wachten), en welke activiteit meer tijd van u zal vergen (bijvoorbeeld creatieve taken). Bij het opstellen van een projecttijdlijn moet u zowel uw eigen deadlines als die van andere mensen in overweging nemen.

Stap 2: Herinner eerdere ervaringen

Het is altijd goed om van fouten te leren – zowel van uw eigen fouten als van die van anderen – dus als volgende stap, vraag uzelf af of u in het verleden vergelijkbare activiteiten heeft uitgevoerd en hoeveel tijd het u kostte om ze te doen, en trek vervolgens conclusies. Als u zelf nog niet met zo’n taak te maken heeft gehad, vraag dan uw teamleden – er kan iemand in uw team zijn die dit type activiteit eerder heeft uitgevoerd en u kan vertellen hoe lang het zou moeten duren om het te voltooien. Vergeet niet, het is altijd beter om te vragen dan te betreuren dat u het advies niet heeft opgevolgd.

Bij het voorbereiden van de projecttijdlijn is het een goed idee om een vergadering van alle teamleden te organiseren en samen schattingen te maken. Een mix van verschillende vaardigheden en ervaringen zal u zeker helpen om betere resultaten te behalen.

Stap 3: Anticiperen

Heeft u de tijd ingeschat die nodig is om alle stappen van een enkele taak te voltooien? Geweldig – verleng die tijd nu met bijvoorbeeld 10-20% (afhankelijk van het type taak) om ruimte te laten voor het onverwachte (vooral als u na de eerste stap al weet dat u afhankelijk zult zijn van andere mensen).

Ziekteverlof, geplande en ongeplande vakanties, vertragingen in leveringen, consultaties of tests zijn slechts basisvoorbeelden van situaties die onze activiteiten kunnen beïnvloeden en de uitvoering ervan aanzienlijk kunnen verlengen. Ze zijn echter een onvermijdelijk onderdeel van het bedrijfsleven, dus u moet voorbereid zijn op deze situaties door de benodigde tijd te anticiperen. Als er niets gebeurt, zult u de taak gewoon eerder dan verwacht voltooien – en iedereen zal daar blij mee zijn.

Stap 4: Volg uw voortgang

De laatst genoemde stap is belangrijk omdat deze u in staat stelt de situatie volledig te controleren, waardoor het risico op knelpunten en het onvermogen om daarop te reageren, wordt verminderd. Om deze reden, zodra u een schatting heeft gemaakt van de tijd die nodig is voor een bepaalde taak, moet u regelmatig de werkelijke planning vergelijken met de voorspellingen die u van tevoren heeft gemaakt.

Op deze manier kunt u de redenen ontdekken waarom de schattingen niet overeenkomen met de werkelijkheid en conclusies trekken die u kunt gebruiken voor uw volgende taak. U kunt de voortgang van een project volgen, bijvoorbeeld door speciale applicaties te gebruiken die zijn ontworpen om tijd te meten, of door gebruik te maken van projectmanagementsoftware – zoals Firmbee.

Samenvatting

Een juiste schatting van de tijd die nodig is voor specifieke taken is essentieel om de productiviteit van elke individuele werknemer te maximaliseren, maar ook om ervoor te zorgen dat het project volgens de afgesproken planning wordt voltooid. Het gebruik van de hierboven beschreven methoden, samen met constante monitoring van de uitgevoerde activiteiten (het volgen van de naleving van de doelstellingen, het controleren op knelpunten en het aanbrengen van wijzigingen indien nodig), is de vereiste voor het succes van het project.

Lees ook:Is een projectmanagementtool echt nodig in uw organisatie?

Als u onze inhoud leuk vindt, sluit u dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.