Wat is een projectschema en waarvoor dient het? | #18 Aan de slag met projectmanagement

Zodra het project goedkeuring van de belanghebbenden heeft ontvangen, is het tijd om de planning voor te bereiden. Voordat het projectteam zelfs maar voor de eerste keer bijeenkomt, bereidt de Projectmanager de structuur van het project voor.

Projectplanning – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Hoe maak je een projectplanning?
3. Hoe verschilt de projectplanning van het projectplan?
4. Voorbeeld van een projectplanning
5. Samenvatting

Inleiding

Een projectplanning is een algemeen document dat je een overzicht geeft van individuele taken die bedoeld zijn voor uitvoering. Deze zijn opgenomen in een gedetailleerde backlog of gepresenteerd op een kanban-bord. De planning omvat mijlpalen, taken en belangrijke gebeurtenissen, evenals een gevoel van perspectief over waar het project zich bevindt op de weg naar het bereiken van het doel.

Meestal is een planning een visualisatie van hoe de doelen van het project afhankelijk van elkaar zijn en in welke volgorde verder te gaan. De projectplanning toont ook de tijdlijn met vastgestelde data.

Hoe maak je een projectplanning?

Bij het maken van een planning is het het beste om een bottom-up benadering te hanteren. Verdeel het totale project in grote probleemblokken of gebieden. Dit kunnen gebieden zijn die zo algemeen zijn als teamvorming, UX-ontwerp, programmeerwerk of marketing. De projectplanning is het gemakkelijkst voor te bereiden met behulp van speciale software. Dit maakt het mogelijk:

• gemakkelijke toevoeging en groepering van evenementen, evenals het aanbrengen van wijzigingen – bijvoorbeeld, het kan zijn dat we taken die als UX-ontwerp zijn gescheiden in aparte groepen van visueel ontwerp en tekstvoorbereiding splitsen. Met de software kunnen we dit met een paar klikken doen, in plaats van een tekstbestand of spreadsheet opnieuw te ordenen,
• visualisatie van de duur van elke taak – zodat we gemakkelijk taken kunnen plannen rekening houdend met de beschikbaarheid van mensen en middelen die nodig zijn om ze te voltooien,
• het aangeven van onderlinge afhankelijkheden tussen taken – het instellen van waarschuwingen over afhankelijkheden is een zeer nuttige functie die beschikbaar is in sommige programma’s, waardoor we er zeker van zijn dat niemand zich bezighoudt met het afmaken van werk in een gebouw waar de installatie nog niet is gelegd.

Dit maakt de planning leesbaar voor alle betrokkenen. het bijwerken en aanvullen ervan.

De planning wordt meestal weergegeven in de volgende weergaven:

• een schaalbare kalender – met gemarkeerde taken die moeten worden voltooid; met behulp van de kalender is het gemakkelijker dan in andere weergaven om in de planning te duiken, zoals het toewijzen van werk aan specifieke mensen en het plannen van vergaderingen,
• een Gantt-diagram of een vergelijkbare visualisatie van taken op een tijdlijn – een algemeen overzicht dat de gehele duur van het project toont, terwijl een uitgebreide versie wordt gebruikt om het projectplan te creëren en te detailleren,
• kaarten van epics, ook wel bekend als aggregatietaken – dat wil zeggen, een visualisatie die onder andere toont welk percentage van de taken gerelateerd is aan een specifiek gebied van projectuitvoering, bijvoorbeeld, de “test”-epic kan taken omvatten die verband houden met interne tests van een softwareprototype, evenals de laatste tests op de locatie van de klant.

Hoe verschilt de projectplanning van het projectplan?

Een planning verschilt van een projectplan voornamelijk in zijn doel en detailniveau. Een planning is een skelet van een project dat voornamelijk zijn belangrijkste gebieden en mijlpalen afbeeldt. Het doel is om een duidelijk en vereenvoudigd beeld van het gehele project te schetsen. Een projectplan daarentegen wordt gemaakt om de uitvoering van elke taak tot in de kleinste details te ontleden.

De planning beantwoordt de vraag wat we implementeren. Daar vinden we algemene richtlijnen voor de duur van de verschillende fasen van het project en de markering van belangrijke momenten. Het projectplan dient daarentegen om te beschrijven hoe elke taak moet worden uitgevoerd.

Uit een goede planning is het gemakkelijk te lezen welke weg leidt naar de realisatie van het projectdoel, aangezien het alleen mijlpalen toont die de meest algemene en belangrijke momenten van uitvoering presenteren. Echter, dankzij projectmanagementsoftware is de grens tussen planning en projectplan vrij vloeibaar geworden. Dit komt omdat de veelheid aan manieren om gegevens te visualiseren het mogelijk maakt om naadloos over te schakelen tussen gedetailleerde weergaven van individuele taken en het meest algemene beeld van de planning van het gehele project.

Voorbeeld van een projectplanning

Laten we ons voorstellen dat we een project willen implementeren om een avonturenspel te presenteren dat zich in virtual reality afspeelt op een internationale beurs.

Om een planning te maken, moeten we belangrijke data markeren – de start van het project, de deadline voor aanmeldingen van exposanten voor de beurs, evenals de datum van de beurs en het einde van het project. De volgende stap is om doelstellingen te definiëren en deze in het geselecteerde programma in te voeren als samenvattende taken, epics of mogelijk tags. In ons voorbeeld omvatten deze:

• Voorbereiding van het spel – de epic omvat taken zoals het voorbereiden van een stabiele testversie van het spel die beschikbaar kan worden gesteld aan het publiek, testen, installatie op de hardware die beschikbaar zal zijn op de beurs
• Standvoorbereiding – voorbereiding van apparatuur, promotiemateriaal, wedstrijden voor bezoekers, aanschaf en beveiliging van apparatuur
• Planning van de reis – hotel boeken, tickets kopen voor evenementen, vervoer regelen
• Analyse van het succes van de presentatie bij terugkomst – of het spel het veronderstelde aantal klanten heeft weten aan te trekken, of het erin is geslaagd zakelijke contacten en partnerschappen te leggen, evenals binnen het budget dat voor promotie is toegewezen te blijven.

Elk van de epics kan een toezichthouder hebben – aangesteld om verantwoordelijk te zijn voor de gehele uitvoering ervan. In veel projecten is deze persoon echter de Projectmanager, terwijl teamleden alleen verantwoordelijk zijn voor individuele taken.

De volgende stap betreft het markeren van mijlpalen. De voltooiing van elke mijlpaal zal waarschijnlijk bestaan uit taken die tot meerdere epics behoren. Als de eerste mijlpaal de acceptatie van de presentatie voor de beurs door de organisatoren van het evenement is, omvat dit taken die behoren tot de groepen “netwerken”, “spelvoorbereiding” en “presentatievoorbereiding”, onder anderen.

De planning voor elk project wordt individueel ontwikkeld. Hoewel je gebruik kunt maken van een kant-en-klaar sjabloon, zal het waarschijnlijk nog steeds aanzienlijke aanpassingen vereisen. De grootste verbetering zal het gebruik zijn van je eerder gemaakte planning voor een vergelijkbaar project.

Samenvatting

Een goed voorbereide planning aan het begin van het project vergemakkelijkt het werk enorm. Het dient niet alleen de Projectmanager, die dankzij deze inzicht krijgt in de strategie van actie, maar ook het projectteam, dat gemakkelijk kan zien in welke fase het uitgevoerde werk zich bevindt en wat het doel ervan is. De planning is ook een waardevol hulpmiddel dat de transparantie van de uitvoering ondersteunt, omdat het belanghebbenden in staat stelt de structuur van het project te zien en onafhankelijk de status van de uitvoering te vergelijken met de vastgestelde projectdoelen.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.