Wat is een project? | #1 Aan de slag met projectmanagement

Wat is een project? Projecten, projecten, projecten – ze zijn permanent onderdeel geworden van de vocabulaire van bedrijfsmanagers. Het zijn kortlopende, complexe activiteiten met een vooraf gepland kader, gericht op een specifiek resultaat. Het is moeilijk voor te stellen dat zakelijke doelen tijdig worden bereikt en dat budgetplanning op basis van taken zonder hen kan plaatsvinden. De markt beweegt zich echter weg van het model waarin we een product één keer creëren en leveren. Het wedt op een langdurige relatie met gebruikers, continue contact, agile verbetering, aanpassing en verfijning zonder einde. Heeft projectplanning en -uitvoering dan geen zin meer? Is project een modewoord dat een verouderde manier van zakendoen definieert? Lees verder om meer te ontdekken.

Wat is een project? – inhoudsopgave:

1. Wat is een project?
2. Tijdelijke aard van het project
3. Gymnastische ondernemingen
4. Het begin en het einde van het project
5. Unieke resultaten
6. Samenvatting

Wat is een project?

De grootste organisatie ter wereld voor mensen die betrokken zijn bij projectmanagement is het Project Management Institute (PMI). Opgericht in 1969, heeft het bijna 3 miljoen mensen die werken als projectmanagers of verschillende aspecten van management bestuderen. De leeftijd van de organisatie betekent echter niet dat de kennis die het promoot niet wordt bijgewerkt en aangepast aan de eisen van de huidige markt. Zakelijke projecten doen het goed, en PMI schat dat het aantal projectmanagers naar verwachting met tot 33% zal toenemen tegen 2027, wat 22 miljoen nieuwe banen wereldwijd creëert.

PMI brengt periodiek nieuwe en verbeterde versies uit van het boek getiteld Project Management Body of Knowledge (PMBOK). De laatste, zevende versie werd uitgebracht in augustus 2021, en in tegenstelling tot de vorige versies, is deze daadwerkelijk herschreven. Tenslotte is projectmanagement de laatste tijd bijna net zo snel veranderd als de digitale werkomgeving.

De definitie van een project, een concept dat centraal staat in PMI, is echter nauwelijks veranderd. Een project wordt als volgt gedefinieerd: “Een tijdelijke inspanning om een uniek product, dienst of resultaat te produceren. De tijdelijke aard van projecten geeft het begin en het einde van een project of fase van projectwerk aan. Projecten kunnen alleen worden uitgevoerd of deel uitmaken van een programma of portfolio.”

Het woord “project” definieert dan een zeer specifieke en opzettelijke actie, waardoor een product of organisatie een verwachte metamorfose ondergaat, waarvan de resultaten meetbaar zijn. In de volgende tekst zullen we de elementen van de definitie uit PMBOK verder toelichten en uitleggen. We zullen de vragen beantwoorden:

• Wat betekent het dat het project een tijdelijke inspanning is?
• Wat is de betekenis van het begin en het einde van een project?
• Hoe begrijpen we de uniciteit van het resultaat van een project?

We zullen echter aparte teksten wijden aan de stadia waaruit een project bestaat en welke soorten projecten er zijn.

Tijdelijke aard van het project

Projecten hebben een bepaalde tijdsduur en een eenmalige aard. Daarom is tijdelijk zijn een van de belangrijkste kenmerken van een project, wat helpt om het te onderscheiden van een product. De eenmalige aard en unieke resultaten maken het mogelijk om projecten te onderscheiden van processen die in een bedrijf worden uitgevoerd. Een project kan dus zijn:

• het bouwen van een eengezinswoning
• het openen van een vestiging van een bedrijf in een andere stad
• het organiseren van een bedrijfsfeest
• het herontwerpen van een website
• het voorbereiden van een aanvraag voor financiering van het bedrijf uit Europese fondsen

Gymnastische ondernemingen

In de traditionele benadering werd een gedetailleerd projectuitvoeringsplan beschouwd als een integraal onderdeel van het project. Dus ging het projectteam aan de slag, uitgerust met een gedetailleerde planning van taken die de gehele duur van het project besloeg – van begin tot eind. Echter, naarmate de methoden voor projectmanagement zijn geëvolueerd, is deze benadering geleidelijk veranderd.

In het rapport van PMI getiteld “Pulse of the Profession 2021: Beyond Agility” zijn bedrijven die een nieuwe benadering hanteren en projectmanagementmethoden en -principes vrij gebruiken in overeenstemming met de markteisen, gymnastisch genoemd. Ze gebruiken “de juiste aanpak op de juiste manier op het juiste moment om te leveren wat nodig is.”

Hoewel zo’n management op papier iets minder indrukwekkend lijkt dan traditionele methoden, werkt het in de praktijk heel goed. Vooral in het beheer van risicovolle projecten en hybride en remote teams.

Het begin en het einde van het project

Terwijl we ons verwijderen van de cascadebenadering (de Waterval-methode) en de groeiende populariteit van agile methoden (Agile) en hun varianten (zoals Scrum en Scrumban), is het populair geworden om als norm te beschouwen dat taken geleidelijk worden aangepakt, met hun gedetailleerde budget en middelen voor uitvoering.

Onveranderlijk is echter dat een project verschilt van andere inspanningen, omdat het een precies gedefinieerd begin en einde heeft. Wanneer we een project starten, hebben we een duidelijk gedefinieerd doel en een visie van wat we willen bereiken. We hebben ook een gedefinieerd budget, een planning van taken en criteria voor voltooiing.

Unieke resultaten

Elk project, afgezien van zijn tijdelijke aard, specifieke doel, begin en einde – heeft een uniek resultaat. Voor de hierboven genoemde voorbeelden zullen de resultaten eenmalig zijn – het bouwen van een eengezinswoning op een specifiek adres, of het houden van een bedrijfsfeest in het Sunrise Hotel op 29 februari 2023.

De eenmalige aard van het project betekent dat het hergebruiken van de kennis en vaardigheden die zijn verworven bij de uitvoering van een project, vereist dat ze worden aangepast aan nieuwe omstandigheden. Bijvoorbeeld, als we ooit erin slagen om financiering voor de ontwikkeling van het bedrijf van de EU te verkrijgen, betekent dat niet dat onze volgende aanvraag ook succesvol zal zijn. Elke volgende aanvraag zal uniek zijn, omdat veel factoren veranderen:

• prestatieparameters
• marktrealiteiten
• uitgevoerde taken
• tijdschema
• criteria die het begin en het einde van het project definiëren

Hoewel de uitvoering van een project gepaard gaat met een grote onderneming, is het goed om te onthouden dat een project zelfs het verfrissen van meubels in de tuin van een bedrijf kan zijn. Dit komt omdat of een onderneming een project is, niet wordt bepaald door het aantal betrokken mensen of door de geplande of werkelijke uitvoeringstijd.

Samenvatting

Projectmanagement is een van de meest gewilde vaardigheden op de arbeidsmarkt. Daarom is het zo belangrijk om te begrijpen wat projecten zijn en een flexibele benadering van hun uitvoering te hebben, voor het bedrijfsleven.

We hebben net de vraag beantwoord: Wat is een project? Bekijk onze andere series over Python en Javascript!

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijencommunity op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.