Projectverwachtingen en hoe deze te vervullen

De taak om een project uit te voeren brengt een zware verantwoordelijkheid met zich mee. Of je nu als projectmanager of freelancer werkt, je moet voldoen aan verschillende gedefinieerde en hoge projectverwachtingen. Bij veel gelegenheden worden deze vereisten door een gebrek aan goede communicatie verkeerd begrepen en geïnterpreteerd. Het team verliest moraal terwijl de tijd wordt gebruikt om het project minder chaotisch te maken in plaats van vooruit te gaan. Hoe zorg je ervoor dat een project aan alle verwachtingen voldoet? In het artikel van vandaag willen we je wat richtlijnen geven, die, wanneer ze in de praktijk worden gebracht, ervoor zorgen dat je project vlekkeloos en met gemak wordt uitgevoerd.

Projectverwachtingen – inhoudsopgave:

1. Projectverwachtingen – waarom ze vaak leiden tot teleurstelling
2. De 5 elementen van projectverwachtingenbeheer:
3. Voor de toekomst

Projectverwachtingen – waarom ze vaak leiden tot teleurstelling

Het is je waarschijnlijk overkomen dat je klant niet tevreden was met het resultaat van je werk. Je bleef je afvragen waarom jouw visies niet overeenkwamen en in welke mate dit de hele agenda onduidelijk maakte. Wanneer je het eindelijk doorhebt, is het veel te laat, soms zelfs erger – het hele project is beëindigd. Toch blijf je je afvragen – wat ging er mis? Het antwoord is in dit geval bijna altijd communicatie en de juiste uitdrukking van de verwachtingen van beide partijen. Gelukkig is er een manier om dergelijke rampen te voorkomen.

Verwachtingen zijn niets meer dan sterke overtuigingen dat iets wat we in gedachten hebben een bepaalde uitstraling, vorm, stof, enz. heeft, en dat dingen zullen gebeuren op de manier waarop we ons dat voorstellen. Deze zaken zijn vaak moeilijk goed vast te leggen, wat vooral vanuit zakelijk perspectief problematisch kan zijn. Het vertroebelt ook zowel de doelen van het project als de manieren om het succes ervan te meten.

Bovendien kan het probleem liggen in het gebrek aan gedefinieerde prioriteiten en tijdschema’s voor een bepaalde taak of te veel aandacht voor de verkeerde fasen. Uiteindelijk blijven we achter met verspilde tijd, een laag moraal en verminderde werk efficiëntie. Dergelijke organisatorische chaos leidt tot een gebrek aan betrokkenheid binnen het team, maar belangrijker nog, een ernstige vertrouwensbreuk tussen de klant en het team van mensen dat aan een bepaald project werkt, inclusief jij.

De 5 elementen van projectverwachtingenbeheer:

Zoals je kunt zien, kan goed beheer van verwachtingen je helpen veel onnodige problemen te vermijden en het hele proces van het uitvoeren van het project van begin tot eind te leiden zoals de klant het bedoeld heeft. Er zijn 5 basis elementen van projectverwachtingenbeheer:

1. Projectplanning

Het komt vaak voor dat de partijen die geïnteresseerd zijn in een project al een bepaalde kant-en-klare visie hebben, zelfs voordat ze het blauwdruk voor een bepaalde onderneming creëren. Om deze reden is het een goed idee om de klant al in de initiële fase, dat wil zeggen de planning, te betrekken. Bepaal samen met de klant en collega’s de omvang van de activiteiten, prioriteiten en doelen, en identificeer de relaties tussen taken. Als iets onduidelijk is – aarzel dan niet om te vragen. Vergeet ook niet om een risico-evaluatieplan op te stellen om een uitweg te hebben in geval van onvoorziene omstandigheden.

De verwachtingen van beide partijen komen misschien niet altijd overeen – deze methode zal alle aannames voor een bepaald project verduidelijken en het hele team meer betrekken.

2. Uitvoering van het project

Projectplanning is belangrijk, maar niet zo cruciaal als de uitvoering ervan. Om dat te doen, moet je vergaderingen houden met de klant en het team om te bepalen hoe je de ontwikkeling van je onderneming kunt uitvoeren en volgen.

Wanneer je met je team vergadert, zorg ervoor dat iedereen hun rol begrijpt en weet wat ze moeten doen. Stel de rollen, taken, tijd die aan hen besteed moet worden, een communicatieplan en een manier om de mijlpalen te verantwoorden vast. Het is het beste als je ook meteen KPI’s opneemt, evenals de volgende geplande vergaderingen wanneer je een update zult geven.

Communicatie is op dit moment van groot belang – zorg ervoor, bijvoorbeeld door een geschikt platform voor communicatie in te voeren. Firmbee is een van deze soorten tools die, naast de mogelijkheid om met collega’s te communiceren, veel andere functies heeft die nuttig zijn in projectbeheer en werk. Het is een van de weinige projectmanagementplatforms waarvoor het niet nodig is om verschillende programma’s te integreren en de zogenaamde technische vermoeidheid ons niet meer stoort.

3. Communicatie

Zoals je kunt zien, betreft het grootste deel van een effectieve workflow, en dus het voldoen aan verwachtingen, het vermogen om duidelijk te communiceren. Dit moet in gedachten worden gehouden gedurende alle projectfasen om onnodige misverstanden te voorkomen, en bijgevolg, verlies van tijd en motivatie.

Bovenal, gebruik eenvoudige en duidelijke taal, een taal die iedereen begrijpt. Er mag geen ambiguïteit of twijfel zijn. Daarnaast is het het beste om alle vergaderingen samen te vatten met snelle feedback.

Je kunt ook een communicatieplan opstellen dat omvat:

• de methode van communicatie (e-mails, berichten, communicatietools),
• frequentie van communicatie,
• een bepaalde persoon verantwoordelijk voor een specifieke taak,
• risico-evaluatie en potentiële communicatieproblemen.

Het zal ervoor zorgen dat de betrokkenen weten wat ze kunnen verwachten en dat zelfs de slechtste scenario’s een bijzaak zijn in plaats van een onaangename verrassing. Slechte nieuws verbergen helpt niet en kan leiden tot een verlies van vertrouwen en betrokkenheid binnen het team.

Onderbeloven en overleveren

Letterlijk betekent onderbeloven het verkleinen van iemands beloftes aan het begin van een onderneming, en omgekeerd, overleveren betekent de verwachtingen bij de levering overtreffen.

Het is niet moeilijk om je te laten meeslepen door de opwinding en iets te beloven aan het begin van het planningsproces dat, na verloop van tijd en nadat de enthousiasme is afgekoeld, moeilijk of zelfs onmogelijk te vervullen kan blijken. Aangezien de dobbelsteen is geworpen en je het niet terug kunt nemen, wat dan? Waarschijnlijk wat stress in het vooruitzicht. De truc is om te voorkomen dat deze situatie zich in de eerste plaats voordoet. Hoe?

We zouden iets minder moeten voorstellen dan we kunnen leveren. Op die manier voelt de klant zich tevreden wanneer het project eindigt en we erin geslaagd zijn zijn verwachtingen te overtreffen. In het geval van onvoorziene problematische omstandigheden die enkele stukjes van de blauwdruk afbreken, is de klant nog steeds blij omdat we hopelijk ons woord hebben gehouden. Desondanks moeten we om kalm te blijven gedurende het hele proces de doelen en mijlpalen zo realistisch mogelijk vaststellen om onze onder- en overstrategie te kalibreren.

Persoonlijke verwachtingen

Mensen kunnen geen gedachten lezen. Ze zullen niet raden wat we bedoelen, aannemen of voorzien als we zaken niet duidelijk en expliciet verwoorden. Zo komen we bij het laatste, maar zeker niet het minst belangrijke element – het uiten van onze verwachtingen. Transparantie en duidelijkheid van onze intenties, acties en verwachtingen stellen onze collega’s en potentiële klanten in staat om het volledige overzicht van het project dat we ondernemen te begrijpen en voor te stellen.

Voor de toekomst

Verwachtingen zijn een integraal onderdeel van ons leven, inclusief het professionele aspect. Proactief beheer ervan kan de workflow stroomlijnen en leiden tot een meer betrokken team, tevreden klanten en uiteindelijk, persoonlijk succes! Houd dit in gedachten wanneer je aan je projecten werkt en probeer deze paar principes in de praktijk te brengen – je zult het verschil binnen de kortste keren zien.

Lees: Welke nieuwe projectmanagementvaardigheden je zou moeten bezitten in 2021 en 2022.

Als je in contact wilt blijven, sluit je dan aan bij onze Facebook-gemeenschap.