Is een projectmanagementtool echt noodzakelijk in uw organisatie?

Zal een projectmanagementtool werken voor elke organisatie? Zeker, ja. In het geval van grote organisaties versnelt het gebruik van dergelijke software aanzienlijk alle processen, vergemakkelijkt het de uitwisseling van informatie en zorgt het voor constante controle over de uitgevoerde taken. Aan de andere kant kunnen kleine teams die kleinschalige projecten uitvoeren toegang krijgen tot een aantal nuttige tools in het systeem – niet alleen voor projectmanagement, maar ook CRM en HR – die verschillende gebieden van de bedrijfsvoering verbeteren.

Projectmanagementtool – inhoudsopgave:

1. Projectmanagementsoftware – wanneer deze implementeren?
2. Gebrek aan controle over de uitvoering van taken
3. Gebrek aan goede communicatie tussen teamleden
4. Projectvertragingen
5. Gebrek aan controle over het budget
6. Samenvatting
7. Bekijk ons all-in-one projectmanagementsysteem

Projectmanagementsoftware – wanneer deze implementeren?

Tijdens de uitvoering van een project ontstaan vaak problemen door zowel externe als interne situaties. Hoewel externe factoren meestal buiten onze controle liggen, kunnen interne factoren worden geëlimineerd – mits we begrijpen dat ze een permanent en niet slechts een eenmalig probleem zijn. De 4 meest voorkomende voorbeelden van situaties met negatieve gevolgen voor het hele project – waarvoor de implementatie van een geschikte tool een oplossing zou kunnen zijn – worden hieronder opgesomd.

Gebrek aan controle over de uitvoering van taken

Kun je je niet herinneren wanneer je ondergeschikte de toegewezen taak moet voltooien? Heb je het notitieboekje verloren waarin je taken voor de lopende fase van het project hebt verdeeld? Weet je niet wat je medewerkers op dit moment doen? Als je op enige manier het gevoel hebt dat je de controle over het project niet kunt behouden, moet je zeker inzetten op de implementatie van een projectmanagementtool.

Alle taken toevoegen samen met de verantwoordelijke personen, hun prioriteiten en deadlines instellen, statuswijzigingen (bijv. te doen – bezig – gedaan) – dit zijn slechts enkele van de functies die je in staat stellen het probleem van gebrek aan toezicht te elimineren. Constante monitoring is immers de beste manier om de verwachte voordelen te behalen.

Gebrek aan goede communicatie tussen teamleden

Merk je dat andere teamleden niet weten wat hun collega op dit moment doet? Hoewel het misschien lijkt dat iedereen alleen verantwoordelijk moet zijn voor zijn eigen taken, is dit een verkeerde gedachte die leidt tot inefficiënt gebruik van middelen – en bijgevolg, fouten. Werken in een team aan een gezamenlijk project betekent dat individuen van elkaar afhankelijk zijn, waardoor goede communicatie noodzakelijk is. Met alle informatie in het systeem en iedereen die toegang heeft, kun je de status van het werk van anderen op elk moment controleren en je activiteiten plannen.

Bovendien stelt een projectmanagementtool je in staat om hulp aan te bieden (nadat je je taken hebt voltooid) aan de persoon die het meest waarschijnlijk zijn deadline niet zal halen. De mogelijkheid om alle documenten op één plek op te slaan, helpt ook de communicatie tussen verschillende teamleden te verbeteren. Toegang tot hen geven aan elke persoon in één systeem is de gemakkelijkste manier om efficiënt met elkaar samen te werken.

Projectvertragingen

Vertragingen kunnen om verschillende redenen optreden, en in elke fase van de uitvoering – en controle uitoefenen over alle processen zonder de hulp van geschikte software kan aanzienlijk moeilijk zijn. Een projectmanagementtool stelt je in staat om dergelijke situaties die het eindresultaat van de uitvoering beïnvloeden te vermijden door je een constante mogelijkheid te bieden om knelpunten te controleren. Wanneer je alle informatie in één systeem hebt, en er een deadline voor voltooiing naast elke taak staat, zal de kans op onverwachte vertragingen worden geminimaliseerd.

Gebrek aan controle over het budget

Financiën zijn vaak het grootste pijnpunt van een project, en het gebrek aan constante controle over ontvangsten en uitgaven kan leiden tot desastreuze gevolgen, waardoor de financiële situatie van het bedrijf aanzienlijk verslechtert. Natuurlijk kan het tijdens de uitvoering van het project gebeuren dat we de oorspronkelijke aannames niet halen (bijvoorbeeld door aanzienlijke prijsstijgingen van de goederen die we nodig hebben), maar door alle informatie in één systeem bij te houden, kunnen we het probleem eerder opmerken en dienovereenkomstig reageren. Als je ooit problemen hebt gehad met het naleven van het budget, loop dan niet het risico om zo’n situatie te herhalen.

Samenvatting

Denk na of de hierboven genoemde situaties ooit in jouw organisatie zijn voorgekomen, en of hun frequentie hoog genoeg was om een probleem te worden dat de soepele werking van jouw bedrijf belemmert. Als het antwoord ja is, weet je precies welke stap je vervolgens moet nemen. Eenvoudiger plannen van taken, afspraken maken, contact opnemen met collega’s, controle uitoefenen, gebeurtenissen in je agenda bijhouden – als je het gevoel hebt dat je dergelijke functies nodig hebt, aarzel dan niet langer, kies gewoon de beste projectmanagementtool voor jou.

Lees ook:Beste online kalender voor projectmanagement

Bekijk ons all-in-one projectmanagementsysteem:

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.