Projectfalen. 5 redenen waarom projecten falen | #23 Aan de slag met projectmanagement

Volgens het rapport van het Project Management Institute uit 2021 daalt het percentage projecten dat faalt jaar na jaar. In 2019 was het 15% van de projecten. In 2020 – 13%, en in 2021 slechts 12%. Waar danken bedrijven de geleidelijke maar duidelijke daling van het percentage projectfalen aan? En wat moet je doen om tot de projectteams te behoren die succes vieren?

Projectfalen – inhoudsopgave:

1. Projectfalen. Inleiding
2. 5x Waarom?
3. 5 redenen voor projectfalen
4. Samenvatting

Waarom falen projecten? Inleiding

We kunnen eindeloze redenen voor projectfalen noemen. Heeft de sponsor zich teruggetrokken? Voldoen de materialen niet aan de verwachtingen tijdens de tests op de locatie van de klant? Is gebleken dat het budget veel te klein was en viel het team uit elkaar? Elk van deze redenen is het waard om te bestuderen, omdat het de benadering van falen weerspiegelt, waardoor je ze kunt voorkomen. Hoe ontdek je dus het onderliggende probleem?

5x Waarom?

Om niet door emoties gedreven te worden en om de oorzaak van het projectfalen te ontdekken, maak gebruik van bewezen methoden. De vijf-vragen techniek is hiervoor ideaal. Het is ontwikkeld door Taiichi Ohno voor de Toyota-corporatie. Het werd echter populair vanwege de hoge effectiviteit. Tegenwoordig wordt het onder andere gebruikt in projectmanagement op basis van Lean en Six Sigma-methoden.

5 x Waarom? zal werken zolang we bereid zijn om eerlijke en uitgebreide antwoorden te geven. Op deze manier kan het mogelijk zijn om bij de bron van het probleem te komen. Dit zal op zijn beurt helpen om soortgelijke fouten te voorkomen.

Als de reden voor het projectfalen bijvoorbeeld de terugtrekking van de sponsor is, moet de volgende vraag beantwoord worden:

Waarom hebben de sponsors zich teruggetrokken?

De daaropvolgende antwoorden op de vragen kunnen er als volgt uitzien:

1. Waarom? – Omdat ze hun interesse in het project verloren.
2. Waarom? – Omdat ze de huidige status van het project niet wisten.
3. Waarom? – Omdat ze te zelden geïnformeerd werden over de voortgang van zijn werk.
4. Waarom?– Omdat tijdens de communicatieplanning de frequentie van vergaderingen en rapportdeadlines niet werden bepaald.
5. Waarom? – Omdat de Projectmanager er niet in slaagde om transparantie en communicatie in het project te waarborgen.

We zullen daarom kijken naar de redenen voor projectfalen die het laatste, vijfde “Waarom?” vraag beantwoorden, namelijk bronproblemen. De potentiële wortelproblemen verdienen bijzondere aandacht bij het plannen van een nieuw project.

5 redenen voor projectfalen

De moeilijkste problemen om op te lossen die projectfalen kunnen veroorzaken, zijn gerelateerd aan de domeinen:

• belanghebbenden – het komt voor dat er al in de planningsfase insinuaties zijn die niet worden gerealiseerd door de belanghebbenden die het eens zijn over de details van de projectuitvoering,
• team – zowel de taak om een team te creëren als het effectief beheren van zijn werk kan uitdagend zijn,
• de technische kant van het project – zowel de beschikbaarheid van middelen als de vaardigheden van de mensen die in het project zijn betrokken,
• zakelijke omgeving – het monitoren en reageren op externe gebeurtenissen is vooral belangrijk wanneer er snelle veranderingen optreden, die op hun beurt een hoge mate van flexibiliteit en snelle reactie vereisen, dat wil zeggen, efficiënt verandermanagement.

We zullen hieronder de redenen voor projectfalen in de volgende gebieden bespreken:

	Belanghebbenden	Team	Technische kant	Omgeving
Communicatie	x	x
Omvang van het project	x	x
Middelen	x		x	x
Samenwerking		x		x
Flexibiliteit		x	x	x

Communicatiefouten

Transparantie en communicatieproblemen hebben voornamelijk betrekking op contacten met belanghebbenden. Regelingen moeten in het projectplan worden opgenomen om misverstanden te voorkomen die kunnen leiden tot het falen van het hele project.

Dezelfde principes zijn ook het overwegen waard bij het plannen van de informatiestroom binnen het team. Hier zal het zeer belangrijk zijn om niet alleen de takenlijst transparant en begrijpelijk te maken, maar ook om te communiceren en te herinneren aan de doelen die het team nastreeft.

Onheldere projectomvang

Het definiëren van de omvang van een project en het voorkomen van wijzigingen tijdens de uitvoering is een van de belangrijkste taken van een Projectmanager. Hij of zij moet de verwachtingen van de klant grondig begrijpen en, als er wijzigingen worden aangebracht, de klant informeren over hun impact op de omvang van het project.

Aangezien het project een eenmalige onderneming is, beperkt door een specifieke tijd en budget, kan een vage omvang gemakkelijk een oorzaak van falen worden. Bijvoorbeeld, we verplichten ons om binnen een maand een prototype van een $10000 elektrische fiets te creëren. Echter, we stemmen in met de veranderende verwachtingen van de klant. Zo ontdekken we tijdens de uitvoering dat we binnen dezelfde tijd en budget, en met hetzelfde team, een prototype van een waterstofmotorfiets moeten creëren.

Wijzigingen in de omvang van software- of evenementprojecten zijn soms minder illustratief dan in ons voorbeeld. Maar een wijziging in vereisten en verwachte resultaten, klein vanuit het perspectief van de klant, kan ervoor zorgen dat voltooide taken in de prullenbak belanden, terwijl geplande teamactiviteiten nieuwe middelen vereisen.

Middelenproblemen

Problemen met grondstoffen of componenten die nodig zijn voor technische taken kunnen het project effectief blokkeren. Daarom moet de Projectmanager zich oriënteren op de zakelijke omgeving en overleggen met teamleden – inclusief over de middelen die nodig zijn voor het project. Te late leveringen en gebrek aan beschikbaarheid kunnen het project tot stilstand brengen.

Een groot probleem wordt ook veroorzaakt door oplossingen van lage kwaliteit die, in plaats van het project gemakkelijker te maken, het moeilijker maken. Dit kan van toepassing zijn op projectmanagementsoftware, evenals op gespecialiseerde oplossingen die specifiek zijn voor het project – halffabricaten, visuele materialen of transportbeschikbaarheid.

Een apart probleem met betrekking tot middelenbeheer is de tijd die de klant nodig heeft om taken te voltooien. Een veelvoorkomende reden voor het gebrek aan realisme in het inschatten van deadlines is druk van de klant of het gebrek aan ervaring van het bedrijf in soortgelijke projecten. Er zijn ook projecten waarvan het uitvoeringsgebied geen specifieke voltooiingsdata toelaat. Dit omvat projecten waarbij oplossingen voor diep leren worden ontwikkeld. Het bereiken van de veronderstelde nauwkeurigheid van het model kan niet alleen onmogelijk zijn binnen de opgegeven tijd, maar in het algemeen onbereikbaar vanwege de moeilijke toegang tot gegevens of benodigde rekenkracht.

Moeilijkheden in samenwerking

Een andere moeilijkheid die een projectfiasco kan veroorzaken, zijn moeilijkheden in samenwerking binnen het team. Deze kunnen worden veroorzaakt door interpersoonlijke problemen. Echter, de meest voorkomende oorzaak is een slecht doordachte verdeling van verantwoordelijkheden, waarbij één persoon overbelast is met werk en de anderen wachten tot hij hun taken voltooit.

Bij het vormen van een nieuw team kunnen er ook onverwachte problemen optreden bij het vinden en aannemen van specialisten, evenals moeilijkheden in het beheren van een remote of hybride team.

Gebrek aan flexibiliteit

Een gebrek aan flexibiliteit en het onvermogen om zich aan te passen aan de veranderende zakelijke omgeving is een vaak voorkomende oorzaak van langdurige projectfalen. Veranderende omgevingen, regelgevingseisen en competitieve dynamiek kunnen ervoor zorgen dat een projectmanager niet in staat is om de veranderingen bij te houden. Of, zoals nog vaker gebeurt, is hij of zij niet in staat om belangrijke belanghebbenden te overtuigen van de noodzaak om dynamisch op veranderingen te reageren. Zo kan het, tegen de tijd dat het project is voltooid, blijken dat het resultaat al verouderd is of niet voldoet aan de eisen van de omgeving.

Samenvatting

Projectfalen worden soms geassocieerd met onvoorspelbare gebeurtenissen, zodat het percentage mislukte projecten nooit nul zal zijn. Er zijn echter tools om risico’s te anticiperen en noodplannen om ermee om te gaan. Zelfs in de planningsfase is het ook cruciaal om bijzondere aandacht te besteden aan transparantie en communicatie met belanghebbenden. Het is ook belangrijk om de omvang van het project strikt te definiëren en overeenstemming te bereiken over de verwachtingen van de klant en de technische mogelijkheden van de aannemer.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.