Prioritering van projecten | #7 Aan de slag met projectmanagement

In het artikel van vandaag zullen we het hebben over de prioritering van projecten. Is het belangrijker om aan een risicovol project te beginnen dat snel een grote winst kan opleveren? Of is het belangrijker om de ontwikkeling van oplossingen te voltooien die mogelijk lagere maar langdurige winsten zullen opleveren en zich in de laatste fasen van implementatie bevinden? Veel organisaties hebben talrijke projecten die gelijktijdig plaatsvinden. Hoe ga je aan de slag met het prioriteren ervan met beperkte middelen?

Prioritering van projecten – inhoudsopgave:

1. Prioritering van projecten – inleiding
2. De Eisenhower Matrix
3. moSCoW
4. DICE
5. Prioritering van projecten – samenvatting

Prioritering van projecten – inleiding

In de volgende tekst kijken we naar de meest populaire methoden die het besluitvormingsproces voor de prioritering van projecten vergemakkelijken – zowel die welke onafhankelijk worden uitgevoerd als die behoren tot een programma of portfolio van projecten. We zullen de Eisenhower-matrix bespreken, die niet alleen wordt toegepast om projecten te prioriteren, maar ook de taken die daarin worden uitgevoerd. We zullen ook een nadere blik werpen op de veelgebruikte MoSCoW-methode, ontwikkeld door Dai Clegg, evenals het DICE-model dat in het midden van de jaren ’90 bij de Boston Consulting Group is uitgevonden.

De Eisenhower Matrix

De Eisenhower-matrix maakt het mogelijk om projecten te prioriteren door ze te plaatsen in een ruimte die wordt gedefinieerd door twee assen – wat urgent is en wat belangrijk is. Er is een veelgebruikte grafiek om ze weer te geven:

moSCoW

Oracle werd de pionier in het toepassen van de MoSCoW-techniek. Het wordt ook genoemd als een effectief prioriteringsschema in de nieuwste Project Management Body of Knowledge (PMBOK) naast multi-criteria-analyse. Het verdeelt projecten in vier categorieën:

• Must-haves – dat wil zeggen, projecten die moeten worden voltooid omdat ze cruciaal zijn voor de werking van het bedrijf; deze behoren tot projecten zoals het opzetten van beveiliging en het definiëren van toegangsrechten in de cloud van het bedrijf, het voorbereiden van financiële overzichten en rapporten voor een investeerder, of het implementeren van oplossingen bij een belangrijke klant,
• Should-want – dat wil zeggen, die moeten worden geïmplementeerd, omdat het negeren ervan de prestaties van het bedrijf zou kunnen verslechteren; dit kan bijvoorbeeld het verhuizen van het hoofdkantoor naar een handiger locatie zijn, of het betreden van een nieuw verkoopplatform dat aan populariteit wint,
• Could-have – dat wil zeggen, projecten die “als de tijd het toelaat” moeten worden geïmplementeerd omdat ze waarschijnlijk een positieve invloed op het bedrijf zullen hebben; een voorbeeld van een project in deze categorie kan deelname aan een branche-evenement zijn, of het voorbereiden van een wedstrijd voor aannemers,
• Will not have – dat wil zeggen, die in de toekomst kunnen worden geïmplementeerd, maar momenteel niet op de prioriteitenlijst staan.

DICE

De DICE-methode vertaalt de prioriteiten die aan projecten zijn toegewezen in numerieke waarden en komt voor in meer dan 1.000 grote organisaties wereldwijd. De DICE-acroniem bestaat uit de volgende componenten:

1. D (Duur) – de duur van het project, waaraan de volgende waarden zijn toegewezen:

• 1 – wanneer het project minder dan 2 maanden duurt
• 2 – wanneer het project 2-4 maanden duurt
• 3 – wanneer het project 4-8 maanden duurt
• 4 – wanneer het project meer dan 8 maanden duurt

I (Team Performance Integrity) – het vermogen van het team, met bijzondere nadruk op de Projectmanager, om het project succesvol uit te voeren, dat punten van waarde krijgt:

• 1 – zeer goed
• 2 – goed
• 3 – gemiddeld
• 4 – laag

C (Commitment) – ondersteuningsniveaus, bestaande uit twee componenten

• C1 – zichtbare ondersteuning van het project door de sponsor of de raad van bestuur
• C2 – ondersteuning van mensen die door de uitvoering van het project worden beïnvloed, waarbij de volgende waarden overeenkomen met elk van hen:

• 1 – duidelijk gecommuniceerde ondersteuning
• 2 – redelijk duidelijke ondersteuning
• 3 – neutrale houding
• 4 – duidelijke weerstand

E (Inspanning) – de inspanning die nodig is om het project uit te voeren, bovenop de dagelijkse taken van het runnen van het bedrijf, waarbij de waarden er als volgt uitzien:

• 1 – minder dan 10% extra circulatie
• 2 – 10-20% extra circulatie
• 3 – 20-40% extra circulatie
• 4 – meer dan 40% extra circulatie

De waarde van DICE wordt berekend met behulp van de volgende formule: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Afhankelijk van de score kun je de kans bepalen of het geplande project succesvol zal zijn, en dus of het de moeite waard is om hoog op de prioriteitenlijst te plaatsen:

• 7 – 14 – winzone – het project heeft een zeer goede kans op uitvoering
• 14 – 17 – gevarenzone – het project heeft enige kans op succes
• boven 17 – wanhoopzone – de uitkomst van het project is moeilijk te voorspellen of het project zal waarschijnlijk niet slagen.

Prioritering van projecten – samenvatting

De beschreven methoden voor projectprioritering zijn natuurlijk niet altijd beschikbaar voor projectselectie en -rangschikking. Veel organisaties passen geen geformaliseerde prioriteringsmethoden zoals DICE toe, en in sommige gevallen is de mening van een individu die uitsluitend door zijn eigen meningen wordt geleid, beslissend. Echter, vooral wanneer verschillende kritieke en risicovolle projecten tegelijkertijd worden overwogen om te starten of voort te zetten, is het de moeite waard om prioriteringstools te gebruiken.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.