Hoe voer je virtuele onboarding uit?

Onboarding is belangrijk, maar hoe voer je het uit als je op afstand werkt? Het antwoord is virtuele onboarding. In de afgelopen jaren zijn online platforms die zijn ontworpen voor aanpassing en leren steeds populairder geworden, waardoor werknemers ook buiten het bedrijf, via remote werk, kunnen worden geïntroduceerd in hun nieuwe verantwoordelijkheden.

Hoe voer je virtuele onboarding uit? – inhoudsopgave:

1. De rol van onboarding
2. Doelstellingen en fasen van onboarding
3. Virtuele onboarding
4. Samenvatting

De rol van onboarding

De meest waardevolle hulpbron van elke organisatie zijn mensen, hun vaardigheden en competenties. Daarom wordt een goed wervingsproces essentieel in het personeelsmanagement dat gericht is op het aantrekken van de meest waardevolle werknemers. Er is ook een fase na het ondertekenen van het arbeidscontract die de introductie en training van de nieuwe werknemer omvat. Helaas negeren managers dit vaak en vergeten ze dat alleen een goed uitgevoerde aanpassing van een nieuw aangenomen persoon hun latere organisatorisch gedrag, houding en werkkwaliteit bepaalt.

Onboarding bestaat uit een reeks activiteiten die een nieuwe werknemer aanpast en is een van de meest effectieve retentietools. De rol van onboarding is om de nieuw aangenomen persoon kennis te laten maken met de belangrijkste kwesties die verband houden met de werking van de organisatie, om vertrouwd te raken met de organisatiecultuur, waarden, normen en regels van samenleven. Tegelijkertijd mogen we niet vergeten om de kennis en vaardigheden over te dragen die nodig zijn voor de juiste uitvoering van zakelijke taken.

De aanpassing van een werknemer in de werkomgeving functioneert op verschillende niveaus: structureel, organisatorisch, procedureel en sociaal. Je moet het plannen en ook gedurende een langere periode blijven implementeren. Het kan enkele maanden duren voordat een werknemer zich aan een bedrijf begint te hechten. Een werknemer die slecht is voorbereid om nieuwe verantwoordelijkheden op zich te nemen, identificeert zich niet met het bedrijf, wat leidt tot een lage productiviteit en een afname van de werk efficiëntie.

Het aanpassingsproces moet de werknemer in staat stellen om te leren: de strategie van de organisatie, haar missie en visie, de belangrijkste doelen, de organisatiestructuur en cultuur, formele procedures met betrekking tot interne communicatie en workflow, verantwoordelijkheden en rechten, loopbaanpad, salaris- en bonusregels, werking van kantoorapparatuur en andere machines en apparatuur die worden gebruikt om taken uit te voeren.

Doelstellingen en fasen van onboarding

Inductie in een organisatie is een proces dat vier hoofddoelen heeft. Het eerste is om de eerste fasen van het werk te vergemakkelijken, “wennen aan” de nieuwe plek, mensen en taken. Het tweede is om correcte houdingen ten opzichte van het bedrijf te ontwikkelen, waardoor identificatie ermee mogelijk wordt. Een ander doel is om in de kortst mogelijke tijd hoge efficiëntie en kwaliteit van het werk te behalen. En het laatste doel is om de mogelijkheid te verminderen dat een werknemer zijn baan verlaat, om hem in de organisatie te houden.

Een goed gepland aanpassingsproces (onboarding) moet worden uitgevoerd met de volgende fasen in gedachten:

• Naleving – vertrouwd raken met procedures en documentatiestromen,
• Verduidelijking – het stellen van doelen en doelstellingen voor de werknemer,
• Cultuur – vertrouwd raken met de organisatiecultuur: formeel en informeel,
• Verbondenheid – integratie van de werknemer met de rest van de organisatie.

Virtuele onboarding

Je kunt onboarding op verschillende manieren uitvoeren met verschillende tools. Meestal houdt het in dat de nieuwe werknemer vertrouwd raakt met procedures en regels, en dat er instructie voor de functie wordt gegeven. Als gevolg van de Covid-19-pandemie zijn veel organisaties gedwongen om op afstand te werken. Daarom is het uitvoeren van onboarding op afstand met behulp van een speciaal online platform een gangbare praktijk. De belangrijkste functionaliteiten van een dergelijke oplossing zijn onder andere:

• Online opdrachten, checklists en kennisbank beschikbaar op één plek,
• Mogelijkheid om pdf-bestanden, video’s, presentaties, e-learning trainingen, tests te delen,
• Virtuele rondleiding door het kantoor,
• Mogelijkheid om speciale tracks voor verschillende functies te plaatsen,
• Beschikbaarheid van het systeem op elk mobiel en desktop apparaat,
• Voortdurende monitoring van de voortgang, generatie van rapporten,
• Enquête om de werknemerstevredenheid na onboarding te bepalen.

Vanaf het begin van het onboardingproces moeten we rekening houden met interpersoonlijke relaties. Nieuwe remote werknemers zijn geneigd tot gevoelens van isolatie en eenzaamheid. Om dit te voorkomen, stel de nieuwe persoon voor aan andere collega’s door een bericht op het interne intranet te schrijven en elkaar te leren kennen tijdens een videovergadering.

Remote onboarding vormt een uitdaging voor zowel de werkgever als de werknemers, maar we kunnen enkele van de elementen ervan succesvol en winstgevend gebruiken in de aanpassing van werknemers op locatie.

Samenvatting

Dynamische veranderingen op de arbeidsmarkt dwingen werkgevers om intensieve maatregelen te nemen om werknemers in de organisatie te behouden. Goed geïmplementeerde onboarding is voor werknemers net zo’n belangrijke factor als salaris of een gepland ontwikkelingspad. Als we deze eerste fase van onboarding missen, worden de negatieve effecten onomkeerbaar. Het is in de eerste maand dat nieuwe werknemers hun houdingen vormen en hun niveau van betrokkenheid bij het werk. Daarom worden een goede introductie tot de organisatie en het waarborgen van transparante samenwerkingsvoorwaarden sleutel factoren.

Elke onboarding, zelfs virtuele onboarding, heeft een strategie nodig. Bekijk de meest effectieve.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.