Elke ondernemer die zijn bedrijf in de loop van de tijd wil ontwikkelen, bereikt een fase waarin hij ondersteuning nodig heeft. Echter, niet onmiddellijk is het aantal taken groot genoeg om een contractwerker in te huren. In dergelijke gevallen is de ideale oplossing het gebruik van de diensten van een virtuele assistent. Vandaag zullen we ons richten op Virtuele Assistenten, hun rol in het bedrijf, hun vaardigheden en manieren om ze te vinden. Als je nog nooit met een virtuele assistent hebt gewerkt, zal dit artikel je zeker helpen bij het selecteren van de ideale remote worker.
Een virtuele assistent is een remote worker die toegewezen taken vanuit elke locatie ter wereld uitvoert met behulp van een computer en het internet. Het is een persoon die een standaard kantoormedewerker vervangt. Deze persoon kan zich bezighouden met zaken die strikt verband houden met het runnen van een bedrijf vanuit de backoffice, zoals het uitgeven van facturen, contact met groothandels of het verzorgen van de website, maar niet alleen dat. De catalogus van diensten die door virtuele assistenten worden aangeboden, groeit voortdurend en dit beroep wordt steeds populairder.
De breedte van de competenties van virtuele assistenten, en bijgevolg de catalogus van diensten die zij aanbieden, is uiterst divers. Toch heeft elke assistent zijn specialisatie waarin hij zich het meest comfortabel voelt. Soms is dit zeer uitgebreid en verwijst het naar de hele catalogus van taken, of soms betreft het één specifieke vaardigheid. Daarom is het bij het zoeken naar een virtuele assistent de sleutelstap om de taken te specificeren die je wilt laten uitvoeren.
Veel virtuele assistenten beginnen met eenvoudige kantoorwerkzaamheden, maar na verloop van tijd volgen ze verdere trainingen en breiden ze hun competenties uit. Uiteindelijk krijgt de klant één werknemer die een heel scala aan taken uitvoert. Het is handiger wanneer één persoon verantwoordelijk is voor het hele project, zowel qua consistentie als controle over de resultaten.
Voor het gemak is hieronder een lijst van voorbeeldtaken die een VA kan uitvoeren:
Dit zijn taken die ook door een traditionele kantoorassistent worden uitgevoerd. Dit kan onder andere het verzorgen van de agenda, het plannen van afspraken of het afhandelen van e-mail omvatten. Virtuele assistenten die zich bezighouden met administratieve zaken kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het uitgeven van facturen of het plaatsen van bestellingen bij fabrikanten. Zo’n assistent zal ook sjablonen van documenten voor je voorbereiden of de eerste wervingsronde van een werknemer uitvoeren. Met andere woorden – ze zullen je ondersteunen in alle administratieve en kantoorzaken die verband houden met het runnen van je bedrijf.
Deze categorie kan veel omvatten. Een virtuele assistent die gespecialiseerd is in technische kwesties kan verantwoordelijk zijn voor het creëren van een landingspagina voor een nieuwe online cursus of het opzetten van een online winkel. Sommige assistenten zijn gespecialiseerd in specifieke programma’s zoals editing of video-editing.
Deze catalogus omvat alle activiteiten die gericht zijn op het ontwikkelen van een merk. Dit omvat de creatie van promotiemateriaal, d.w.z. inhoud, graphics of video, maar ook uitgebreide ondersteuning voor sociale media of de website. Een virtuele assistent kan ook gespecialiseerd zijn in het creëren van reclamecampagnes op een bepaald platform of het creëren van inhoud.
Natuurlijk is de bovenstaande lijst niet compleet en omvat deze niet alle taken die je aan een assistent kunt delegeren. Deze opsplitsing betekent ook niet dat één persoon niet tegelijkertijd sociale media kan beheren en e-mail kan controleren. Vaak zul je merken dat één virtuele assistent werknemers in verschillende afdelingen vervangt. Deze flexibiliteit is een van de grootste voordelen van dit beroep en de reden waarom steeds meer ondernemers met een virtuele assistent werken.
Hoewel een virtuele assistent exclusief wordt geassocieerd met remote werk, is dit niet altijd het geval. In sommige gevallen zijn opdrachtgevers op zoek naar iemand die ook kan helpen met onsite taken, zoals het bezoeken van het kantoor of het verzenden van documenten bij het postkantoor.
Dit beroep wordt steeds populairder, maar toch weten nog niet veel ondernemers over de mogelijkheid van remote samenwerking. Zelfs als ze er iets over gehoord hebben, hebben ze geen idee waar en hoe ze ze kunnen vinden. Er zijn verschillende manieren om de samenwerking te starten.
Veel virtuele assistenten hebben hun digitale visitekaartjes in de vorm van websites. Hierop tonen ze hun portfolio’s, vaardigheden en feedback van klanten met wie ze hebben samengewerkt. Het is echter goed om te onthouden dat de best gerangschikte sites altijd in de eerste zoekresultaten verschijnen.
Aangezien het een remote baan is, wordt de werving ook op afstand gedaan. Het lid worden van een van de Facebook-groepen is een van de meest effectieve methoden. Alles wat je hoeft te doen is een bericht met een vacature en een beschrijving van de taken toe te voegen, en als reactie ontvang je zeker een paar of een dozijn interessante aanbiedingen. Dergelijke groepen verzamelen virtuele assistenten, dus je kunt er zeker van zijn dat je aanbod rechtstreeks bij competente mensen terechtkomt. Je kunt ook een advertentie plaatsen in een van de zakelijke groepen die verband houden met het profiel van je bedrijf. Hierdoor heb je een betere kans om een persoon te vinden die ervaring of interesses heeft die verband houden met jouw branche.
Sommige bureaus werken met virtuele assistenten. Deze oplossing heeft zijn voor- en nadelen. Het grootste voordeel is dat de verantwoordelijke persoon zorgt voor het selecteren van de beste werknemer. Het is alleen aan jou om een lijst van specifieke taken op te stellen die je wilt uitbesteden. De verantwoordelijke persoon van het bureau weet precies met wie ze werken en wie het waard is om een specifieke taak toe te wijzen. Bovendien hebben alle assistenten een wervingsproces doorlopen, dus ze moesten hun vaardigheden aantonen.
In deze gevallen onderteken je een contract met een bureau en niet met een specifieke assistent, wat in sommige situaties ook een pluspunt is. Ten eerste is het niet jouw verantwoordelijkheid om het werk te controleren. Wat voor jou telt, is het resultaat, en de rest wordt door het bureau verzorgd. Het grootste nadeel is echter de prijs, die hoger is dan in het geval van directe samenwerking. Toch, als het budget geen probleem voor je is, ga ervoor.
Een steeds populairder wordende manier om verschillende soorten specialisten te zoeken, is het plaatsen van advertenties op sites die freelancers associëren, zoals Upwork. Voeg gewoon een aanbieding toe en beschrijf een specifieke functie, en na een tijdje ontvang je een hoop reacties van over de hele wereld.
Aanbevelingen zijn ook een goede manier om virtuele ondersteuning te vinden. Het is een goed idee om vrienden die in vergelijkbare sectoren werken of hun eigen bedrijf runnen te vragen of ze deze oplossing hebben gebruikt. Virtuele assistenten werken vaak tegelijkertijd met verschillende ondernemers, en het aannemen op aanbeveling is een van de beste manieren om de perfecte werknemer te vinden.
Een bekende vorm van initiële vaardighedenverificatie is het opstellen van een wervingsvragenlijst. Dit is een goede manier om de beste kandidaten al in de beginfase te selecteren en tegelijkertijd een veel betere methode om de kandidaat te leren kennen.
Goed geselecteerde vragen zullen veel meer onthullen dan een cv of sollicitatiebrief. Een interessante aanvulling op de wervingsvragenlijst kan bestaan uit situationele vragen, waarin je voorbeeldsituaties kunt beschrijven waarin het bedrijf zich bevond met een verzoek om een probleem op te lossen. Dergelijke antwoorden stellen ons in staat te beoordelen of iemand in vergelijkbare patronen denkt en welke waarden ze volgen. Soms wordt de vragenlijst ook vergezeld van een korte wervingsopdracht, die bestaat uit het voorbereiden van graphics in een specifiek programma of het schrijven van een korte tekst.
Naast de basisverificatie van vaardigheden hebben dergelijke enquêtes nog een ander voordeel. Het vergt een beetje bereidheid en inzet om ze te beantwoorden, dus je hebt meer vertrouwen dat de persoon die hun aanbod verstuurt geïnteresseerd is in samenwerking met jou en vertrouwen heeft in hun vaardigheden.
Na een eerste analyse van de aanbiedingen die naar je zijn gestuurd, moet je een paar beste kandidaten selecteren. Een video-interview dat online met elk van hen wordt gehouden, zal je helpen de uiteindelijke keuze te maken. Er zijn veel platforms die hiervoor dienen, zoals Google Meet of Zoom.
Er is één antwoord op: het hangt ervan af.
Wat betreft het type contract zelf, is het meestal B2B, aangezien virtuele assistenten hun eigen bedrijven runnen of samenwerken met bedrijfsincubators of andere soorten bedrijven die je in staat stellen om hen voor hun werk te factureren. In sommige gevallen geven ondernemers echter de voorkeur aan het ondertekenen van een standaard civielrechtelijk contract. Het is ook goed om te onthouden dat er aanvullende documenten moeten worden ondertekend als de samenwerking dat vereist, zoals een geheimhoudingsverklaring.
De samenwerking met een virtuele assistent kan langdurig zijn of het kan een specifieke taak zijn die moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het uitvoeren van onderzoek voor een specifieke opdracht of het introduceren van producten op een website.
Wat betreft de facturering, is de situatie niet meer zo eenvoudig. Er zijn verschillende opties beschikbaar. Sommige virtuele assistenten hebben uurtarieven die een ondernemer kan kopen. Het pakket kan 10 of zelfs 40 uur werk omvatten. Meestal is het 30 dagen geldig en moet de ondernemer aan het begin van de maand de grootte van het pakket bepalen.
Een dergelijke methode werkt het beste wanneer de omvang van de samenwerking met een virtuele assistent groot maar onregelmatig is, bijvoorbeeld als een ondernemer ondersteuning nodig heeft bij klantenservice, maar de gemeenschap zo klein is dat het een taak is voor slechts een uur per dag, en de taken van een virtuele assistent ook het creëren van berichten op sociale media omvatten. Hierdoor kan ze haar tijd vrij toewijzen aan specifieke taken en de klant betaalt alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren.
In het geval dat de samenwerking is gebaseerd op een specifieke taak, kan een betere vorm van afrekening een afrekening zijn voor het gemaakte werk. Aan het begin van de samenwerking kom je overeen over het eindbedrag, bijvoorbeeld voor het voorbereiden van een reclamecatalogus of het samenstellen van een ebook. In dit geval is het niet belangrijk hoeveel tijd je assistent eraan besteedt. Wat telt is het effect – het voltooide product.
Werken met een virtuele assistent is een kans om een werknemer te vinden zonder een langdurige verplichting aan te gaan. Het is geweldig voor groeiende bedrijven of bedrijven die alleen seizoensgebonden ondersteuning nodig hebben. Het financiële aspect is ook een enorm voordeel. De ondernemer maakt alleen kosten wanneer hij ze nodig heeft. Hij betaalt voor de daadwerkelijk gewerkte tijd, niet voor het zitten in een kantoor of het nemen van een koffiepauze.
De voordelen van virtuele assistentie omvatten ook veelzijdigheid. Enerzijds kan een ondernemer om ondersteuning vragen bij eenvoudige zaken die hem/haar elke dag veel tijd kosten en ruimte creëren voor creatief werk en ontwikkeling. Anderzijds kan hij rekenen op hulp bij kwesties die buiten zijn competentie vallen, zoals technische ondersteuning voor programma’s. Tenslotte hoeft een bedrijfseigenaar niet alles te weten.
Dat is alles wat je moet weten over werken met een virtuele assistent. Lees ook: 11 redenen om een virtuele assistent in je bedrijf in te huren
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Een probleemoplosser met 5 verschillende diploma's en eindeloze reserves van motivatie. Dit maakt hem een perfecte eigenaar en manager van een bedrijf. Bij het zoeken naar werknemers en partners zijn openheid en nieuwsgierigheid naar de wereld de kwaliteiten die hij het meest waardeert.
Elk Scrum-artikel creëert een bepaalde verplichting van het Scrum-team. Het Productdoel, Sprintdoel en de Definitie…
Naam, logo en slogan vormen de “heilige drie-eenheid” van merkidentiteit. Dit zijn de elementen die…
Wat zijn offshoring en inshoring? Dynamische veranderingen in de wereldeconomie en globaliseringsprocessen beïnvloeden de werking…
Teamleiders worden meestal (of zouden in ieder geval moeten worden) mensen met uitzonderlijke vaardigheden -…
Dit is deel 7 van de JavaScript blogpostserie die je van beginner naar gevorderd zal…
Wat is Agile? Hoe gebruik je de Agile-methodologie voor freelanceprojecten? Lees het artikel om meer…