Hoe kunnen managers verwachtingen effectief beheren?

Hoe kunnen managers de verwachtingen van hun remote medewerkers effectief beheren? Medewerkers die in verschillende sectoren werken, verwelkomden de mogelijkheid om op afstand te werken – het stelt hen in staat om tijd te besparen die voorheen aan woon-werkverkeer werd besteed (en vaak in files of met vertragingen van het openbaar vervoer), zich zonder afleidingen van kantoorcollega’s op hun werk te concentreren, of hun taken overal uit te voeren volgens individuele behoeften en plannen. Managers zien ook de voordelen – de meeste studies geven aan dat de productiviteit van remote werknemers hetzelfde is of soms zelfs hoger dan die van kantoormedewerkers. Het toezicht houden op een remote team vormt echter ongetwijfeld een uitdaging en vereist andere regels voor samenwerking.

Hoe kunnen managers de verwachtingen effectief beheren – inhoudsopgave:

1. Neem de eerste stap – stel de regels voor samenwerking vast
2. Begin vanaf dag één – het onboardingproces
3. Wed op effectieve communicatie
4. Communiceren van verwachtingen van remote werknemers – samenvatting

Goede samenwerking op afstand komt voort uit een inzet van beide partijen en is het resultaat van goed gevestigde en duidelijke communicatie. Het vergemakkelijkt het onderhouden van goede relaties met remote werknemers. Vandaag zie je onze tips over hoe je met remote werknemers kunt communiceren om je communicatiestrategie te ontwikkelen die je boodschap overbrengt en de juiste werkomstandigheden creëert.

Neem de eerste stap – stel de regels voor samenwerking vast

Welke uren moeten remote werknemers beschikbaar zijn? Hoe moeten ze rapporteren over hun prestaties? Hoe vaak zullen de feedbackvergaderingen die de voortgang samenvatten plaatsvinden?

Dit zijn slechts de top van de ijsberg van vragen die aan alle managers worden gesteld die zich inzetten voor effectieve samenwerking op afstand. Deze stap vereist begrip van de uitdagingen van het uitvoeren van taken op afstand (inclusief het probleem van goed tijdbeheer, het doorbreken van de principes van werk-privébalans, gemakkelijke afleidingen, communicatieproblemen, apparatuur die niet goed werkt, of gebrek aan interpersoonlijk contact), evenals het vinden van manieren om deze te verlichten door werknemers de beste omgeving te bieden om hun taken vanuit huis uit te voeren.

Naast de principes van samenwerking op afstand is het ook de moeite waard om gezamenlijk de doelen vast te stellen die van een persoon worden verwacht in een bepaalde periode (KPI’s). Dit is de gemakkelijkste manier om je verwachtingen te communiceren terwijl je de productiviteit van de werknemer waarborgt, die zich zal inspannen om deze te bereiken en een onafhankelijk oog zal houden op waar zijn werk zich op dat moment bevindt. Deze doelen moeten voor elke werknemer worden vastgesteld, omdat ze helpen hen gemotiveerd te houden om te werken.

Begin vanaf dag één – het onboardingproces

Het correct uitvoeren van het onboardingproces, dat wil zeggen het introduceren van de nieuwe werknemers in het bedrijf en hun taken, is cruciaal zowel om hen zich comfortabel te laten voelen in de organisatie als om hen vertrouwd te maken met de regels die gevolgd moeten worden en de verwachtingen die moeten worden nagekomen. Daarom moet je deze zaken doordacht en op papier zetten voordat de eerste vergadering plaatsvindt (in lijn met het vorige punt) om alles duidelijk voor hen te maken en ervoor te zorgen dat ze zich bewust zijn van hun vereisten. Het is de moeite waard voor de werknemer om te zien dat de beschreven richtlijnen voor samenwerking voor alle teamleden gelden als ze worden nageleefd – dit vergemakkelijkt het proces van acceptatie en het wennen aan de manier waarop dingen werken.

Als je bestaande en niet nieuw aangeworven werknemers overstappen op remote werk, kun je nog steeds besluiten om een soort onboardingproces te voeren – het organiseren van een vergadering en duidelijk uitleggen hoe de bestaande samenwerking zal veranderen en wat er van iedereen wordt verwacht, is zeer aan te raden. Mensen die op afstand werken, moeten zich bewust zijn van dergelijke zaken, omdat nog steeds veel werkgevers remote werk als een voordeel beschouwen (en niet als een effectieve manier om hun dagelijkse taken uit te voeren), wat betekent dat bepaalde extra verantwoordelijkheden of beperkingen aan hun werknemers worden opgelegd.

Wed op effectieve communicatie

Een van de grootste uitdagingen van remote werken is ongetwijfeld de implementatie van effectieve communicatie tussen individuen – veel werknemers geven aan dat dit het gebied is dat zij het meest problematisch vinden, omdat het de uitvoering van hun taken belemmert. Immers, remote dialogen zullen nooit face-to-face gesprekken vervangen en zullen je niet in staat stellen om zo snel feedback te ontvangen als wanneer je in dezelfde kamer of gebouw bent (omdat bijvoorbeeld iemand gewoon in een vergadering is, een melding mist, het scherm bekijkt en vergeet terug te schrijven, enz.).

Je kunt het proces echter vergemakkelijken door werknemers informatie te geven over de communicatiemiddelen die het bedrijf gebruikt en de communicatieregels, en zaken te verdelen in bijvoorbeeld urgente en niet-urgente. Gedetailleerde richtlijnen voor het versturen van herinneringen in het gebied van al eerder gestelde vragen of zaken die ter beoordeling zijn doorgegeven, kunnen ook van pas komen.

Beheren van verwachtingen van remote werknemers – samenvatting

Een goede communicatie van de verwachtingen van de manager over hoe te werken en de prestaties van elke werknemer is de basis voor effectieve samenwerking op afstand. Om deze reden is het zo cruciaal dat je een beschrijving voorbereidt van duidelijke richtlijnen waartoe elk teamlid toegang heeft en weet hoe te voldoen.

Je moet echter niet vergeten dat je rol als manager daar niet eindigt. Om op je verwachtingen in de praktijk te reageren, moet je zorgen voor geplande regelmatige teamvergaderingen (die ook gericht zijn op integratie, als onderdeel van het bijpraten van persoonlijke contacten), technische ondersteuning bieden in geval van problemen en helpen bij het organiseren van werk en zorgen voor de juiste werk-privébalans. Wanneer je al deze elementen combineert, zul je zeker een remote team professioneel beheren.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.