Gantt-diagram in projectmanagementplanning | #41 Aan de slag met projectmanagement

De Gantt-diagram is een van de populairste tools in projectmanagementplanning. Hoewel het in de 19e eeuw is bedacht door de Poolse ingenieur Karol Adamiecki, wordt het bijna uitsluitend geassocieerd met Henry Gantt, een Amerikaanse ingenieur en consultant op het gebied van projectmanagement. Hij hielp deze eenvoudige maar zeer effectieve tool populair te maken.

Gantt-diagram in projectmanagementplanning – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Waarvoor wordt een Gantt-diagram gebruikt?
3. Waar moet je op letten bij het maken van een Gantt-diagram?
4. Tools
5. Consistentie
6. Eenvoud
7. Samenvatting

Inleiding

Een Gantt-diagram is een staafdiagram dat informatie bevat over de projectplanning. Individuele taken staan op de verticale as, terwijl hun geplande voltooiingsdata op de horizontale as staan. De horizontale staven geven de duur van activiteiten aan door hun start- en einddata met elkaar te verbinden. Deze tool stelt de projectmanager en teamleden in staat om snel de planning van taken, de afhankelijkheden tussen hen en een duidelijk beeld van de voortgang van het project te bekijken.

Waarvoor wordt een Gantt-diagram gebruikt?

Het Gantt-diagram stelt je in staat om gemakkelijk de volgende projectinformatie te visualiseren:

• lijst van taken die het project vormen,
• start- en einddata van elke taak,
• afhankelijkheden tussen taken,
• planning,
• voortgang van elke taak,
• mensen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van elke taak.

Een andere veelvoorkomende toepassing van het Gantt-diagram is het identificeren van het Kritieke Pad van een project. Het is de langste mogelijke reeks taken in een project, waarbij elke taak afhankelijk is van de vorige en niet kan worden uitgesteld zonder de uiteindelijke deadline van het project te beïnvloeden. Het diagram stelt je in staat om gemakkelijk visueel alle onderlinge relaties tussen taken te analyseren en te bepalen welke nodig zijn om het project op tijd te voltooien.

Waar moet je op letten bij het maken van een Gantt-diagram?

Bij het maken van een Gantt-diagram voor een nieuw project moet je op drie aspecten letten:

• De juiste tool kiezen – die we gedurende het project zullen gebruiken,
• Consistente labeling van taken – met een repetitief naamgevingsschema en gemakkelijk te onderscheiden kleuren,
• Het niveau van complexiteit van het diagram verlagen.

1. Tools

Om gemakkelijk een Gantt-diagram te maken en vervolgens vrij te gebruiken, is het kiezen van de juiste tool cruciaal. Het vinden van de beste accessoires voor onze behoeften vereist rekening te houden met het volgende:

• projectgrootte,
• aantal teamleden,
• complexiteit van het project, en
• frequentie van updates.

Hoe complexer het project, hoe krachtiger de tool die we nodig hebben. Voor kleine projecten zijn eenvoudige online tools zoals Canva, online Gantt of termagant voldoende. Voor complexere projecten is het de moeite waard om projectmanagementsoftware (zoals Firmbee) of een spreadsheet te gebruiken, waar we alle gegevens over het lopende project in één document kunnen verzamelen.

Als het project zeer geavanceerd is en veel taken met ingewikkelde onderlinge afhankelijkheden bevat, moet je overwegen een andere benadering van visualisatie te kiezen. In dit geval is het beter om tools zoals een PERT (Program Evaluation and Review Technique) diagram te gebruiken.

2. Consistentie

Vanaf het allereerste begin is het een goed idee om consistent kleur toe te passen om taken te markeren die grotere geheel vormen. “Kleurcodering” helpt specifieke taken, projectfases of belangrijke taken te identificeren. Dit kan ook de aandacht vestigen op de moeilijkste momenten in het project, zoals korte deadlines voor gerelateerde taken. Dit helpt snel gebieden te identificeren die aandacht nodig hebben en het project op koers te houden.

3. Eenvoud

Wanneer je te veel details opneemt, kunnen Gantt-diagrammen snel overweldigend en ingewikkeld worden voor het publiek. Het is dus de moeite waard om te overwegen welke taken moeten worden opgenomen om de algehele visie van het project niet uit het oog te verliezen. De andere kunnen in het document worden geschreven, maar uit het diagram worden verwijderd, waardoor het resulterende diagram eenvoudig en gericht is op wat het belangrijkst is.

Bij voorkeur markeer je belangrijke taken, kritieke punten en deadlines, en zorg ervoor dat iedereen die betrokken is het diagram en het doel ervan begrijpt. Indien nodig, corrigeer het diagram en leg de afkortingen en aanduidingen die aan teamleden zijn gebruikt uit totdat alle twijfels zijn weggenomen.

Samenvatting

Het Gantt-diagram is een van de populairste tools in projectmanagement. Het helpt je om informatie over taakplanning en projectvoortgang visueel weer te geven. Het gebruik van een Gantt-diagram kan de efficiëntie van de planning verhogen en de samenwerking van externe teams en de efficiënte delegatie van taken verbeteren. Het biedt ook een visuele weergave van het project, waardoor het voor de projectmanager en teamleden gemakkelijker wordt om zich te oriënteren tijdens het nastreven van het projectdoel.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.