Effectieve manieren om een NGO te runnen

Het oprichten van een NGO is slechts de eerste stap op het lange pad naar succes. Het runnen ervan vereist inspanning op verschillende gebieden van de organisatie – van goed management van teamleden en het organiseren van projecten die de samenleving ten goede komen tot het werven van de benodigde fondsen voor de dagelijkse operaties. Hier is een blik op wat nodig is om een NGO effectief te runnen.

Effectieve manieren om een NGO te runnen – inhoudsopgave:

1. Juiste gedefinieerde doel van de activiteit
2. Een gedetailleerd actieplan
3. Constant marketing in gedachten houden
4. Zorg voor het vaste team
5. Ondersteuning in het dagelijks werk – informatiesystemen
6. Effectieve manieren om een NGO te runnen – samenvatting

Juiste gedefinieerde doel van de activiteit

Je weet zeker wat je reikwijdte is en voor wie je NGO werkt – deze twee elementen zullen het gemakkelijker maken om je belangrijkste doel te definiëren. Vergeet echter niet om het haalbaar te maken (zogenaamde gecreëerd volgens het SMART-concept: Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden). Alleen op deze manier kun je een NGO effectief runnen en tevreden zijn met de resultaten van je werk. Het is de moeite waard om onderzoek te doen onder de lokale gemeenschap, waarmee je de praktische behoeften kunt bepalen die, als ze worden vervuld, je zou willen bereiken met je werk. Het is veel gemakkelijker om een verandering te maken door eerst één kleine actie te ondernemen en pas later andere, grootschaligere acties te ondernemen.

Een gedetailleerd actieplan

Zonder een goed ontwikkelde actie strategie zul je de doelen die je hebt gesteld – zowel voor jezelf persoonlijk als voor de NGO – niet kunnen bereiken. Bewustzijn in dit opzicht zal het gemakkelijker maken om enige actie te ondernemen: reclame, fondsenwerving of werving. De beste manier om dit te doen is om operationele doelen (betreffende de uitvoering van specifieke taken en activiteiten), tactische doelen (betreffende de werking van een deel van de organisatie) samen met strategische doelen (langetermijndoelen, gedefinieerd in een perspectief van meer dan een jaar) vast te stellen – zoals in het geval van commerciële ondernemingen.

Constant marketing in gedachten houden

Een NGO effectief runnen zal niet mogelijk zijn zonder het ondernemen van een verscheidenheid aan marketingactiviteiten om de bekendheid van de NGO binnen de gemeenschap te vergroten. Van een website tot lokale reclame, regelmatige berichten op sociale media, deze elementen worden essentieel om de merkherkenning van de organisatie op te bouwen. Bovendien helpen ze bij fondsenwerving, het werven van vrijwilligers die bereid zijn om actie te ondernemen of het vergroten van de bewustwording van een probleem waar je NGO zich mee bezighoudt. Een website is ook de beste manier om netwerken te bevorderen, waarmee je waardevolle partnerschappen kunt aangaan of financiering kunt verkrijgen. Trouwens – dankzij je contacten met andere organisaties – leer je van de mislukkingen van anderen en profiteer je van de prestaties van anderen.

Zorg voor het vaste team

Je hebt misschien een grote wens om te handelen voor een specifiek maatschappelijk doel, maar zonder je ondersteunende team zul je het niet redden. Het verzamelen van een toegewijde groep die dezelfde wens om te vrijwilligerswerk deelt, vormt de grootste uitdaging en wordt de beslissende factor voor het succes. Je werk eindigt echter daar niet – je moet er ook voor zorgen dat individuele teamleden gemotiveerd raken om voor de gemeenschap te werken, wat veel inspanning van jou zal vereisen. Immers, het is gemakkelijker om iemand uit te nodigen om met je samen te werken dan ervoor te zorgen dat ze lange tijd bij de organisatie willen blijven.

In dit opzicht moet je je weekschema in balans houden om je privéleven, hobby’s, familie, enz. te koesteren. Op deze manier zul je succes behalen zonder het risico te lopen dat je enthousiasme na een jaar of twee afneemt (vooral omdat het begin meestal enorm uitputtend is).

Ondersteuning in het dagelijks werk – informatiesystemen

De dagelijkse operaties van je NGO zullen ongetwijfeld worden uitgevoerd met verschillende software en IT-systemen die gratis worden aangeboden aan NGO’s. Onder de meest populaire gratis tools zijn de suite van diensten van Google (Google for Non Profit Organizations, G4NP) die Microsoft Office vervangt (voor effectieve communicatie en management), Canva Pro (voor grafisch ontwerp) of Firmbee (voor projectmanagement). Firmbee biedt je een aantal functionaliteiten die de organisatie van NGO-projecten vergemakkelijken. Hier is de lijst van enkele belangrijke functionaliteiten:

• Taakbeheer met kanban-borden
• Een database creëren en vrijwilligers werven (inclusief integratie met Slack)
• Taken toewijzen aan teamleden en hun status volgen
• Individuele taken prioriteren
• De tijd die aan taken is besteed volgen
• Mensen herinneren aan de deadline van de taak
• Budgetcontrole
• Administratie
• Rapportage genereren
• Verschillende niveaus van autoriteit toekennen (afhankelijk van de rol in het team)

Bovendien kun je met Firmbee de transparantie van de activiteiten van je organisatie waarborgen door gasttoegang tot donorgegevens te verlenen. Je krijgt al deze functionaliteiten gratis – alles wat je hoeft te doen is je registreren op de website van de fabrikant, en vervolgens een e-mail sturen naar contact@firmbee.com waarin je aangeeft dat je de mogelijkheden van Firmbee in je NGO wilt toepassen.

Effectieve manieren om een NGO te runnen – samenvatting

Wat is de conclusie van de bovenstaande overwegingen? Het belangrijkste om te onthouden is dat in veel opzichten het beheren van een NGO lijkt op het beheren van een gewone onderneming – hoewel NGO’s, in tegenstelling tot bedrijven in de particuliere sector, natuurlijk niet voor winst opereren. Toch wordt het aannemen van goede praktijken uit het bedrijfsleven de basis voor het waarborgen dat onze NGO zich in de juiste richting zal ontwikkelen. Zou je dit advies opvolgen en toepassen in je bedrijf?

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.