Definitie van succes in projectmanagement | #9 Aan de slag met projectmanagement

Wat betekent het dat een project succesvol is? Is het enige criterium de levering van resultaten binnen de opgegeven tijd en het afsluiten van uitgaven binnen het geplande budget? Maar wat als het gerealiseerde doel van het project niet voldoet aan de verwachtingen van de klant? Of anderszins, de criteria mist die door de belanghebbenden belangrijk worden geacht? In het artikel van vandaag bespreken we de definitie van succes in projectmanagement.

Definitie van succes in projectmanagement – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Definitie van projectsucces
3. Definitie van voltooiing vs. acceptatiecriteria
4. KPIs. Achterblijvende indicatoren
5. Samenvatting

Inleiding

Elk project wordt beheerst door zijn eigen wetten. Daarom, net als de methode van projectimplementatie – moeten we de criteria voor succes elke keer afstemmen op de specificaties van een bepaald project. Aan de ene kant kan het cruciaal zijn om een technische definitie van voltooiing te creëren, aan de andere kant – acceptatiecriteria geformuleerd vanuit het perspectief van de ontvanger van de projectresultaten. Voor veel projecten is het daarentegen even belangrijk om geschikte KPI’s te creëren, dat zijn key performance indicators, die een multidimensionale beoordeling van de projectimplementatie mogelijk maken.

Definitie van projectsucces

Al tijdens het werken aan de visie voor het project vragen belanghebbenden zich af wat de definitie van succes zal zijn. Voor veel projecten zal timing cruciaal zijn – wat heeft het immers voor zin om een weelderig kerstfeest voor investeerders te organiseren als het in januari plaatsvindt? Misschien is het overschrijden van het budget in dit geval minder belangrijk dan zelfs een vertraging van één dag.

In het geval van de uitvoering van een liefdadigheidsbal kan het echter heel anders uitpakken – we kunnen de datum van het evenement uitstellen om de kosten van het huren van de zaal te verlagen. Als we daarentegen een feest organiseren dat gericht is op het proeven van lokale producten, geven zowel de tijd als de kosten van uitvoering voorrang aan de kwaliteit. We moeten de organisatie in balans brengen met de beschikbaarheid van de beste seizoensgebonden voedingsmiddelen.

Immers, volgens PMBOK is de belangrijkste determinant van het succes van een project het resultaat gezien vanuit het perspectief van de klant of, in het geval van interne projecten, vanuit het perspectief van de eindgebruiker. Maar hoe creëer je een definitie van succes in projectmanagement zodat deze het projectteam kan begeleiden terwijl het aan gedetailleerde taken werkt, en tegelijkertijd duidelijk is voor de belanghebbenden?

Definitie van voltooiing vs. acceptatiecriteria

De definitie van succes in projectmanagement wordt meestal gecreëerd door de Projectmanager in samenwerking met de belanghebbenden. Zij zijn degenen die moeten instemmen met het vaststellen van de criteria waaraan het eindresultaat moet voldoen om als een succes te worden beschouwd. Hun mening is ook cruciaal bij het evalueren van het resultaat.

Het is daarom belangrijk dat bij het starten van een project zo duidelijk mogelijk is wat het resultaat moet zijn, maar ook hoe zal worden gecontroleerd of het aan de criteria voor succes voldoet. Om dit punt duidelijker te maken, zullen we de terminologie gebruiken die wordt gebruikt in Scrum projecten. Dit zijn de “definitie van voltooiing” en “acceptatiecriteria.” Het verschil tussen de twee is perfect te zien wanneer we het voorbeeld van een project overwegen dat gericht is op het creëren van een website voor een bedrijf.

De definitie van voltooiing zal een technische beschrijving van de site bieden: deze zal goed beveiligd zijn, zal bestaan uit een homepage en vier subpagina’s, en er zal een inlogpaneel voor klanten in de header zijn. Met andere woorden, met de definitie van voltooiing weet het projectteam wat het zal implementeren.

Aan de andere kant, door de acceptatiecriteria duidelijk te definiëren, weet het projectteam waarom het al deze activiteiten zal uitvoeren en hoe het geleverde werk zal vertalen naar zakelijke waarde. Acceptatiecriteria zullen dus worden gebruikt om te controleren of het resultaat van het project bevredigend is vanuit het perspectief van de gebruiker. Met het bovenstaande voorbeeld zal de website gemakkelijk op verschillende apparaten worden weergegeven en de gebruiker in staat stellen om naar het klantenpaneel te gaan na het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord.

Even terugkomend op het voorbeeld van het organiseren van evenementen, kan de definitie van projectvoltooiing onder andere omvatten:

• datum en plaats van het evenement,
• het aantal gasten waarvoor plaatsen zijn voorbereid,
• menu,
• muzikale begeleiding voorzien.

Acceptatiecriteria kunnen daarentegen betrekking hebben op de verwachte ervaring van de deelnemers aan het feest, bijvoorbeeld:

• de ruimtelijkheid van de accommodatie,
• de kwaliteit van de geserveerde dranken,
• gelijktijdige bediening van voedsel aan alle gasten die aan één tafel zitten.

KPIS. Achterblijvende indicatoren

Key Performance Indicators (KPI’s) zijn belangrijke determinanten van succes in projectmanagement om te beoordelen of de basisdoelstellingen worden gehaald. Achterblijvende indicatoren kunnen worden gebruikt om het succes van de projectimplementatie te beoordelen. Het voorspellen van de uiteindelijke waarde van KPI’s maakt het mogelijk om de minimale criteria te definiëren waaraan moet worden voldaan om van projectsucces te kunnen spreken. Ze zijn echter alleen geschikt voor het evalueren van meetbare resultaten zoals:

• kosten van taakimplementatie
• tijdigheid van uitvoering
• het aantal manuren of andere middelen die zijn gebruikt voor de implementatie van het project
• milieu-impact
• vertaling van arbeidsinbreng in winst voor de organisatie.

Er zijn honderden indicatoren die voor dit doel in de managementpraktijk worden gebruikt, hun selectie aan het begin van het project is daarom een van de belangrijke taken van de Projectmanager. Immers, het gaat er niet om alles te meten, maar alleen datgene wat echt relevante informatie biedt over de status van het project en het succes in projectmanagement. Er zouden niet meer dan 20 van moeten zijn, terwijl in het geval van kleinere projecten hun aantal niet meer dan 5 zou moeten bedragen.

Samenvatting

Het succes in projectmanagement hangt niet alleen af van de inspanning die erin wordt gestoken, de marktsituatie en effectief leiderschap. Het is ook cruciaal om nauwkeurig te definiëren wat we als succes beschouwen. En zelfs aanvullende factoren die niet te voorspellen zijn. Immers, vanuit het perspectief van de klant kan een last-minute geïmproviseerde oplossing zeer bevredigend zijn. Laten we echter beter improvisatie achterlaten bij de bravado-strategieën van het redden van projecten op het laatste moment die in gevaar zijn van falen, in plaats van dagelijks doordachte definities van succes en projectvoltooiing, en goed geformuleerde acceptatiecriteria toe te passen.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.