Virtuele bedrijfs evenementen. Hoe plan je ze en voer je ze uit?

Vind uw doelgroep en stel een budget vast voor het bedrijfs evenement

Relaties opbouwen, bedrijfs successen vieren, nieuwe zakelijke contacten leggen? Voordat u begint met de voorbereiding van uw bedrijfs evenement, stel het doel vast en beslis wie eraan deelneemt. Immers, u moet een evenement voor werknemers anders benaderen dan een evenement voor klanten, aannemers of zakenpartners.

Overweeg vervolgens uw budget. Hoewel virtuele bedrijfs evenementen niet zo duur zijn als traditionele evenementen, moet u mogelijk toch wat geld uitgeven (bijvoorbeeld aan platformkosten, prijzen voor deelnemers en vergoedingen voor gasten – afhankelijk van de geplande attracties).

Kies het juiste hulpmiddel

Nadat u uw doelgroep heeft gedefinieerd en het budget heeft vastgesteld, kunt u naar de volgende stap gaan, namelijk het juiste platform kiezen om uw evenement te hosten. Analyseer de beschikbare opties, bijvoorbeeld Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting of speciale virtuele evenementplatforms zoals Hopin of Remo, en beslis vervolgens welke oplossing u wilt kiezen.

Creëer een programma voor het bedrijfs evenement

Het is tijd om een aantrekkelijk evenementenplan te maken. Afhankelijk van het type bijeenkomst, kies de juiste attracties:

• Lezingen en workshops om kennis en vaardigheden uit te breiden,
• Spellen en activiteiten om relaties op te bouwen,
• Wedstrijden en quizzen om de kennis te testen.

Voer het bedrijfs evenement uit

Voor het virtuele bedrijfs evenement, zorg ervoor dat u, als organisator, de juiste technische infrastructuur heeft, inclusief een stabiele internetverbinding en computerapparatuur (koptelefoon, luidsprekers, een werkende camera, enz.). Ook, doe repetities om mogelijke problemen te voorkomen.

Op de dag van het evenement, vergeet niet de deelnemers te begroeten en hen vertrouwd te maken met het doel van de bijeenkomst. Gebruik een verscheidenheid aan activiteiten en neem regelmatig pauzes. Indien mogelijk, bied deelnemers drankjes en snacks aan. De sleutel tot een succesvol virtueel evenement is om deelnemers betrokken te houden en zich aan te passen aan veranderende omstandigheden – probeer dit gedurende het hele evenement in gedachten te houden.

Samenvatting

Wanneer goed georganiseerd, kan een online team-building bijeenkomst of een ander evenement net zo aantrekkelijk en effectief zijn als een traditioneel evenement, hoewel ze zeker een andere aanpak vereisen. Ze vereisen echter minder werk en dus minder middelen. Of u nu een online of offline evenement plant, u kunt uw werk gemakkelijker maken door Firmbee, onze projectmanagementsoftware, te gebruiken. In Firmbee kunt u Kanban-borden gebruiken om taken toe te wijzen, takenlijsten te maken, prioriteiten te stellen en het budget te controleren, allemaal op één plek.

Als u onze inhoud leuk vindt, sluit u aan bij onze drukke bijen gemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.