Belang van projectafsluiting | #22 Aan de slag met projectmanagement

De formele afsluiting van het project lijkt misschien van weinig belang. Met alle taken voltooid en het doel van het project bereikt, wat dacht je van een korte vergadering in een vriendelijke sfeer en wederzijdse felicitaties? Ook hiervoor is het de moeite waard om een passend lange vergadering met het team en de belanghebbenden te plannen. Houd er echter rekening mee dat de projectafsluiting het sleutelmoment is, niet alleen vanwege de integratie van de betrokkenen bij het project.

Projectafsluiting – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Wat als we de afsluiting helemaal overslaan?
3. Hoe sluit je een project goed af
4. Lijst van taken bij het afsluiten van het project
5. Samenvatting

Inleiding

Projectmanagement kan worden gepresenteerd als vijf groepen processen waaronder:

• Initiatie – het definiëren van de reikwijdte en betekenis,
• Planning – het vaststellen van de reikwijdte van het project en specifieke doelen die moeten worden bereikt,
• Uitvoering – de uitvoering van het geplande werk,
• Monitoring en controle – het continu controleren of het werk volgens plan verloopt,
• Afsluiting – de formele voltooiing van het project.

Vandaag zullen we ons richten op de laatste groep processen, namelijk projectafsluiting. Dit is een kleine groep taken. Het heeft echter een aanzienlijke impact op de perceptie van het gehele project, vergelijkbare projecten die binnen dezelfde portefeuille zijn uitgevoerd, evenals toekomstige projecten die voor dezelfde klant worden uitgevoerd. We zullen suggereren waar je op moet letten om het project succesvol af te sluiten, het contract te voltooien en de meest interessante lessen voor de toekomst te trekken.

Wat als we de projectafsluiting helemaal overslaan?

Het opgeven van de taak van projectafsluiting lijkt verleidelijk. Nadat het doel is bereikt, lijkt een soepelere overgang naar de initiatie van het volgende project beter. Het toepassen van de kennis en vaardigheden die zijn opgedaan uit recente taken lijkt nu eenvoudig en intuïtief. Echter, het overslaan van de formele projectafsluiting brengt ook bepaalde risico’s met zich mee. Hier is waarom.

Verslechtering van het imago

De verslechtering van het imago van het team en de projectmanager is het eerste en acuut voelbare resultaat van het verwaarlozen van de processen voor projectafsluiting. Een onafgemaakt werk of een onafgerond project dat in het systeem van het bedrijf staat, ziet er niet goed uit. Belangrijker nog, het verlaagt de geloofwaardigheid van de aannemers, zelfs als de klant tevreden is met de resultaten van het project. Dit kan leiden tot meningsverschillen over toekomstige projecten of minder gunstige voorwaarden voor samenwerking.

Duplicatie van werk

Het gebrek aan juiste documentatie van het voltooide projectdoel betekent dat andere leden van de organisatie er niet van op de hoogte zullen zijn. Met andere woorden, ze zullen de oplossingen die in ons project zijn ontwikkeld niet kennen. En ze kunnen beginnen met het implementeren van een zeer vergelijkbaar project, in plaats van voort te bouwen op wat ze al hebben.

Gemiste kansen

De taken van de projectmanager die in de fase van projectafsluiting worden uitgevoerd, omvatten het creëren van documentatie die de verwachte voordelen van het project beschrijft. Deze kunnen commerciële toepassingen omvatten, evenals interne of klantimplementaties.

Zonder het voltooien van deze formaliteit kan zelfs een zeer succesvol projectresultaat “wees” worden (het weesproduct). Dit kan gebeuren als het niet goed wordt gecommuniceerd aan de specialisten die betrokken zijn bij klantcontact, verkoop en marketing. Als gevolg hiervan zal het simpelweg niet op de markt verschijnen, ondanks alle kansen op succes.

Formele risico’s

De voltooiing van een project dat voor een klant is uitgevoerd, omvat de finalisatie van het contract, waarbij alle noodzakelijke documenten op tijd moeten worden voorbereid en ondertekend. Daarom brengen onafgemaakte processen een reëel risico van formele tekortkomingen met zich mee die kostbaar zijn voor het bedrijf.

Om deze redenen is het raadzaam om de laatste fase van het project te gebruiken om alle zaken af te ronden. Zodat je kunt opscheppen over de activiteiten die tot de laatste knop zijn afgerond.

Hoe sluit je een project goed af

Een goede projectafsluiting moet drie gebieden omvatten:

• Technische voltooiing van het project – om ervoor te zorgen dat het doel van het project is bereikt en alle taken zijn voltooid,
• Leren – om een balans op te maken van wat goed is gedaan en na te denken over wat fout is gegaan, zowel in uitgevoerde taken als in projectmanagement,
• Samenwerking en motivatie – om de bijdrage van elk teamlid aan het uitgevoerde werk te erkennen en het succes van het project te vieren.

Lijst van taken bij het afsluiten van het project

Om het succes zo soepel mogelijk te vieren, is het het beste om een lijst van laatste taken op te stellen en de uitvoering ervan te plannen volgens de gekozen methodologie. Hoewel elk project zijn eigen specificaties heeft, moeten de volgende taken op de lijst staan:

1. Zorg ervoor dat het projectresultaat voldoet aan de strategisch meest belangrijke, en bij voorkeur alle, criteria die in het projectdocument zijn vermeld.
2. Controleer of het projectresultaat de reikwijdte van de uitvoering uitput.
3. Bereid projectdocumentatie voor en maak deze beschikbaar voor alle belanghebbenden.
4. Controleer of alle gebruikers van het projectresultaat het kunnen toepassen en toegang hebben tot de documentatie.
5. Herzie contracten met klanten en teamleden om te zien of aan alle vereisten is voldaan.
6. Zorg ervoor dat je documentatie hebt van de acceptatie van alle resultaten door de klant of andere bevoegde belanghebbenden.
7. Houd een vergadering of vergaderingen om contracten af te ronden.
8. Bereid een document voor met feedback voor de toekomst over projectmanagement.
9. Samen met het team, bereid een document voor over de regels van samenwerking in het team en de problemen die moeten worden opgelost voordat het volgende project begint.
10. Archiveer alle projectmaterialen.
11. Houd een vergadering om het project af te sluiten.

Elke taak op de bovenstaande lijst moet worden verfijnd volgens de vereisten van ons project en de belanghebbenden. Echter, om succesvol door de stappen van het afsluiten van het project te gaan, is het goed om je aan de algemene lijst te houden en deze voor elk project aan te passen.

Samenvatting

Een voltooid project vereist een formele conclusie, maar ook lessen die zijn geleerd en tijd om het succes met het team te vieren. Zorgen dat het doel en de doelstellingen zijn bereikt en dat de klant tevreden is met de resultaten zijn de belangrijkste stappen die een projectmanager moet nemen. Het is echter niet de moeite waard om te verwaarlozen om toegankelijke documentatie voor te bereiden en deze beschikbaar te stellen voor de juiste mensen. Het is het laatste dat het toekomstige lot van ons project kan bepalen – zelfs als alles nu duidelijk lijkt.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.