4 eenvoudige tips voor het organiseren van je werkleven

Heb je je ooit overweldigd gevoeld door het aantal verantwoordelijkheden op het werk? Heb je ooit ‘s nachts wakker gelegen door een knoop in je maag en angst voor de taken van morgen? Heb je ooit nerveus af en toe op je horloge gekeken op het werk, smekend dat de tijd niet zo snel voorbij zou gaan? Als dat zo is, moet je naar een oplossing zoeken om ervoor te zorgen dat dergelijke negatieve situaties zich niet opnieuw voordoen. Bekijk onze 4 eenvoudige tips voor het organiseren van je werkleven. Lees verder.

Tips voor het organiseren van je werkleven – inhoudsopgave:

1. Begin met plannen
2. Prioriteren
3. Tijd inschatten
4. Volg je voortgang
5. Samenvatting

Begin met plannen

To-do lijsten en een schema (wekelijks, per uur – afhankelijk van je behoeften) zijn ongetwijfeld een fundament van organisatie waar je simpelweg niet zonder kunt. Als je productief en efficiënt wilt blijven op het werk, moet je je dag plannen. Op deze manier beweeg je soepel van de ene taak naar de andere zonder tijd te verspillen.

Je kunt je werk plannen en je dagelijkse schema maken in een planner, kalender of speciale tijdmanagementsoftware, de keuze is aan jou! Vergeet niet de 60:40 regel toe te passen – je zou slechts 60% van je werkdag moeten toewijzen aan activiteiten met hoge waarde, zodat de resterende 40% kan worden toegewezen voor noodgevallen, pauzes of last-minute taken.

Als een werknemer alle taken als belangrijk en urgent beschouwt, zal hij onder constante stress leven en niet in staat zijn om de meeste van zijn taken uit te voeren. Om deze reden is het cruciaal om prioriteiten goed te stellen en taken uit te voeren op basis van hun belang en urgentie.

Prioriteren

Echter, het instellen van taken die gedaan moeten worden is niet genoeg omdat het het basisprobleem niet oplost: waar je moet beginnen. Om deze reden zullen we als tweede stap die leidt tot een betere organisatie, prioritering noemen, dat wil zeggen, bepalen welke taken belangrijker zijn en eerst gedaan moeten worden, en welke kunnen wachten.

De Eisenhower-matrix zal je zeker helpen bij het prioriteren. Volgens Eisenhower kunnen taken in vier groepen worden verdeeld:

• belangrijk en urgent – taken die zo snel mogelijk moeten worden voltooid (bijv. een noodsituatie, een deadline voor het inleveren van een extern project),
• belangrijk, maar niet urgent – taken die strategisch belangrijk zijn, maar op een later tijdstip kunnen worden uitgevoerd (deze taken worden graag uitgevoerd door de meeste werknemers),
• urgent, maar niet belangrijk – verwijzen meestal naar het bieden van hulp aan anderen bij het uitvoeren van hun taken (wat niet onze verantwoordelijkheid is) en ongeplande taken,
• niet belangrijk en niet urgent – dit zijn activiteiten die tijdrovend zijn en uitstelgedrag bevorderen.

Een andere zaak die je zal helpen de organisatie van je werkleven te verbeteren, is inschatten hoe lang het zal duren om een bepaalde taak te voltooien. Hoe zal dat werken? Allereerst zal het je motiveren – je wilt de eerste taken binnen de toegewezen tijd (of zelfs sneller) voltooien om je hele plan voor de dag te realiseren. Ten tweede stelt het je in staat om realistisch in te schatten hoeveel taken je op een bepaalde dag kunt voltooien. Het kan blijken dat de belangrijkste taak je hele dag in beslag neemt en er geen ruimte is om andere taken te voltooien.

De Pomodoro-techniek, een tijdmanagementmethode ontwikkeld door Francesco Cirillo in de late jaren ’80, kan nuttig zijn bij het inschatten van tijd en het vasthouden aan een plan. Het houdt in dat je werkt in een 25:5-model – 25 minuten voor taken, 5 minuten voor rust (herhaald in opeenvolgende cycli) – en stelt je in staat om de controle te behouden, te onthouden om pauzes te nemen en gefocust te blijven op de taak die voorhanden is.

Volg je voortgang

De vierde stap die leidt tot een betere organisatie van je werkleven is het controleren van het tempo van het vervullen van taken en het afvinken van items op je to-do lijst. Dit is essentieel om, ten eerste, de volgende dag te plannen, en ten tweede, te controleren hoeveel tijd er aan een bepaalde taak is besteed en in de toekomst aanpassingen te maken. (bijv. onderzoeken waarom we zoveel tijd aan iets hebben besteed dat we dachten dat het gemakkelijk was). Dit zal je in staat stellen om afleidingen te minimaliseren en de tijden te bepalen waarop je het beste werkt.

Samenvatting

Het Pareto-principe zegt dat 20% van je inspanningen 80% van je resultaten oplevert. Dit heeft perfect betrekking op de werkplek, maar alleen als je ervoor zorgt dat je dag goed georganiseerd is. Als je je productiviteit wilt verhogen, stressfactoren wilt minimaliseren en je beter wilt voelen over de taken die voor je liggen, negeer dan niet het belang van de technieken die we hebben genoemd. Plannen, prioriteren, inschatten en volgen – deze activiteiten zijn niet moeilijk uit te voeren en kunnen je een aantal positieve resultaten opleveren op het gebied van het organiseren van je werkleven.

Lees ook: Het Pareto-principe – 1 geweldige regel voor productiviteit en effectiviteit.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.