Oorzaken en gevolgen van communicatieproblemen in organisaties

Wat is de communicatiebreuk?

Communicatiebreuk in een organisatie verwijst naar een verstoring in de informatiestroom die leidt tot verschillende moeilijkheden. Het kan optreden tussen verschillende hiërarchische niveaus, afdelingen, teams of zelfs eenheden die samenwerken – in vrijwel elk bedrijf, ongeacht de sector waarin het opereert. Meestal neemt het de vorm aan van vervorming, onnauwkeurigheid of gebrek aan duidelijkheid in de overgebrachte boodschappen, wat de communicatie aanzienlijk belemmert. Als gevolg hiervan kunnen allerlei fouten en misverstanden ontstaan – zowel eenvoudiger op te lossen als met het potentieel om uit te groeien tot ernstige conflicten, zowel intern als extern.

Oorzaken van communicatiebreuk

Communicatiebreuken kunnen optreden tussen verschillende mensen (collega’s, werknemer-supervisor of organisatie-externe partner), binnen elk mogelijk onderwerp of op alle niveaus. Meestal zijn er 3 redenen achter, die we hieronder opsommen.

1. Gebrek aan adequate communicatieve vaardigheden

Miscommunicatie komt voornamelijk voor in situaties waarin er hiaten zijn in de communicatieve vaardigheden van werknemers. Als de afzender niet in staat is om zijn of haar gedachten of informatie of verwachtingen op een manier over te brengen die de ontvanger kan begrijpen, kan dit leiden tot misverstanden en fouten. Onduidelijke instructies, vage doelen of een gebrek aan duidelijkheid zorgen ervoor dat werknemers taken uitvoeren die inconsistent zijn met hun bedoelingen, of zelfs – niet in staat zijn om de verwachtingen en behoeften van de organisatie te begrijpen. Als een dergelijke situatie lang aanhoudt, kan dit chaos in het bedrijf veroorzaken.

2. Onvoldoende communicatiemiddelen

Communicatieproblemen kunnen ook optreden wanneer een organisatie niet over adequate communicatiemiddelen beschikt of de bestaande middelen ineffectief zijn en geen volledige informatiestroom bieden. Als een organisatie geen goed ontwikkelde communicatiestructuur heeft waarin de overdracht van informatie efficiënt en zonder belemmeringen plaatsvindt, kunnen er ongetwijfeld knelpunten in de informatiestroom ontstaan. Gebrek aan regelmatige vergaderingen, onvoldoende communicatiemiddelen of overmatige papierwerk kunnen ertoe leiden dat belangrijke informatie niet tijdig bij de mensen komt die deze nodig hebben.

3. Culturele verschillen

Deze reden is de laatste jaren bijzonder belangrijk geworden nu we steeds vaker te maken hebben met multiculturele teams in organisaties. De leider van een team dat bestaat uit mensen van verschillende culturen of nationaliteiten moet zich bewust zijn van de verschillen tussen hen en ervoor zorgen dat de communicatie door iedereen op dezelfde manier wordt begrepen. Bovendien kan effectieve communicatie tussen werknemers ook worden belemmerd door psychologische verschillen zoals communicatiestijlen of communicatievoorkeuren (verbaal, schriftelijk, enz.) – dit feit moet ook in overweging worden genomen.

Gevolgen van communicatiebreuk

De ernstigste negatieve gevolgen van communicatiebreuk in organisaties moeten worden beschouwd als vertragingen in het voltooien van taken – vooral die welke verband houden met externe zakenpartners en zelfs kunnen leiden tot een breuk in de samenwerking (als leidinggevenden de situatie niet kunnen de-escaleren) of die verband houden met klanten en op hen terugkaatsen. Evenzo kan een extreem harde consequentie de onterecht ontslag van een werknemer zijn voor het maken van een fout als gevolg van onjuiste communicatie. Andere gevolgen van communicatiebreuk zijn:

• Interpersoonlijke conflicten die zich vertalen in een gebrek aan vertrouwen in het team of een groeiende terughoudendheid om samen te werken,
• Een toename van het stressniveau van individuele werknemers,
• Een afname van de motivatie om te werken vertaalt zich in lagere productiviteit,
• Mogelijke financiële verliezen (ook het verspillen van de middelen die je hebt en de opkomst van extra kosten die vermeden hadden kunnen worden),
• Negatief extern imago als de problemen van het bedrijf het publiek bereiken.

Communicatiebreuk – samenvatting

Gegeven de verschillende soorten gevolgen van communicatiebreuk in een organisatie die hierboven zijn aangegeven, moeten bedrijven in verschillende sectoren investeren in effectieve communicatie. Ze zouden dit in twee specifieke gebieden moeten doen: zowel in termen van het implementeren van een geschikte communicatiestructuur als het ontwikkelen van communicatieve vaardigheden bij hun werknemers (bijvoorbeeld met behulp van verschillende soorten trainingen, waaronder eenvoudige taal). Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat informatie op de juiste manier wordt gecommuniceerd – of het nu tussen leden van hetzelfde team is of tussen afdelingen of verschillende niveaus van de hiërarchie.

Lees ook: Onderhandelen over thuiswerken met een werknemer, hoe doe je dat?

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.