10 vragen om een werknemer te stellen tijdens een exitgesprek

Exitgesprek – waar bestaat het uit?

Een exitgesprek is een formele bijeenkomst die een essentieel onderdeel is van het offboardingproces. Het wordt bijgewoond door zowel de vertrekkende werknemer als een HR-vertegenwoordiger (en soms de huidige supervisor). Het doel is om feedback te verkrijgen van de werknemer die de werkplek verlaat over onder andere de redenen voor zijn vertrek en zijn algehele ervaring binnen de organisatie. Dit type gesprek biedt de mogelijkheid om potentiële problemen binnen het bedrijf te identificeren en vervolgens passende corrigerende maatregelen te nemen.

Soms kiezen bedrijven ervoor om een anonieme vragenlijst naar een werknemer te sturen om hun mening schriftelijk te uiten. Het moet echter worden opgemerkt dat face-to-face gesprekken betere resultaten opleveren (vaak opent de vertrekkende werknemer zich meer tijdens het gesprek en drukt hij of zij eerlijk zijn of haar mening uit, terwijl het vermoeiend voor hem of haar is om een uitgebreide schriftelijke reactie te geven).

Hoe ziet een exitgesprek eruit?

Een exitgesprek moet plaatsvinden aan het einde van de opzegtermijn, bij voorkeur op de laatste of voorlaatste werkdag. Tijdens dit type gesprek heeft de vertrekkende werknemer de kans om zijn observaties, meningen en suggesties over zijn werk, relaties met andere werknemers, management, organisatiecultuur of professionele ontwikkeling te delen. Vaak worden tijdens het gesprek ook onderwerpen met betrekking tot compensatie en werknemersvoordelen aangekaart.

Het is belangrijk dat de werknemer zich vrij voelt om zijn meningen te uiten zonder angst voor negatieve gevolgen voor zichzelf (bijvoorbeeld een onaangename sfeer op de werkplek tijdens de laatste dagen van het werk, het niet ontvangen van beloofde referenties, of een negatieve mening over hem als werknemer nadat hij vertrekt).

Voordelen van het voeren van een exitgesprek

Waarom kiezen bedrijven ervoor om een exitgesprek te voeren? Allereerst stelt dit type gesprek je in staat om waardevolle informatie te verkrijgen over de redenen waarom een werknemer besluit het bedrijf te verlaten. Het biedt een beter inzicht in problemen of tekortkomingen binnen de organisatie die kunnen leiden tot het verlies van waardevolle werknemers.

De informatie die tijdens dit type gesprek wordt verzameld, geeft ook vaak aan welke elementen (zoals organisatiecultuur, management, professionele ontwikkeling of compensatie, bijvoorbeeld) heroverwogen moeten worden en wiens veranderingen kunnen leiden tot een verhoogde retentie in functies. Bovendien is dit de laatste kans om de mening van de werknemer te leren kennen en te laten zien dat je deze waardeert, waardoor je op vriendschappelijke voet kunt scheiden – zonder het spreekwoordelijke “verbranden van bruggen.”

Exitgesprek – voorbeeldvragen

Tijdens een exitgesprek richt je je vragen zowel op de duur van de werknemer bij het bedrijf (om meer te leren over de ervaring) als op de redenen voor vertrek (om te ontdekken of er redenen achter zitten die verband houden met de vorige werkplek). Hieronder presenteren we de meest significante vragen, die de mogelijkheid bieden om te analyseren en mogelijk significante veranderingen aan te brengen.

1. Waarom heb je besloten de organisatie te verlaten?
2. Wat waren je algehele ervaringen en indrukken van het werken voor ons bedrijf – zowel in de beginperiode als daarna?
3. Hoe beoordeel je je relatie met je team en leidinggevenden?
4. Voelde je je comfortabel bij het bedrijf?
5. Heb je je carrière-/ontwikkelingsdoelen bij het bedrijf nagestreefd?
6. Hoe zou je het voordelenbeleid/compensatie/ontwikkelingsmogelijkheden van het bedrijf beoordelen?
7. Voelde je dat je meningen en suggesties in overweging werden genomen door je leidinggevenden?
8. Heb je voldoende ondersteuning en middelen van het bedrijf ontvangen die nodig zijn om je werk te doen?
9. Zie je gebieden waar ons bedrijf kan verbeteren of veranderingen kan aanbrengen om getalenteerde werknemers aan te trekken en te behouden?
10. Zou je je vrienden aanbevelen om voor het bedrijf te werken?

Exitgesprek – samenvatting

We moeten opmerken dat het exitgesprek een onmisbaar onderdeel is van offboarding – en tegelijkertijd een waardevol hulpmiddel om gegevens te verkrijgen voor analyse en verbetering van personeelsbeleid, werknemersontwikkeling of verbetering van de sfeer op de werkplek. De conclusies die uit dergelijke gesprekken worden getrokken, kunnen ook bijdragen aan het verminderen van het personeelsverloop en het verhogen van de tevredenheid onder de huidige werknemers. Om deze redenen is het de moeite waard om dit element van het offboardingproces in de dagelijkse praktijk van de HR-afdeling te implementeren, zoals het gebruik van de hierboven vermelde vragen. Houd echter altijd rekening met het feit dat elke vraag moet worden afgestemd op een specifieke persoon, functie, bedrijf of situatie – op deze manier zorgen we voor de best mogelijke resultaten.

Lees ook: Preboarding – definitie, rationale en 4 beste praktijken

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.