Hoe implementeer je een kennismanagementstrategie in kleine en middelgrote ondernemingen? 5 nuttige tips

Wat is kennis?

In de context van ondernemerschap kan kennis worden gedefinieerd als ideeën, concepten of observaties die worden gebruikt om actie te ondernemen voor winst.

De relatie tussen data, informatie en kennis

Data zelf is slechts een feit dat geen betekenis heeft zonder interpretatie. Pas nadat het is verwerkt en georganiseerd, wordt het informatie die vragen beantwoordt zoals: Wie? Wat? Waar? Wanneer? Op zijn beurt geeft het uitleggen en begrijpen van de informatie die we ontvangen ons de kennis die we nodig hebben om beslissingen te nemen.

Kennis is een onschatbaar onderdeel van de bedrijfsstrategie van een bedrijf omdat het een concurrentievoordeel kan creëren. Het is belangrijk om zwaktes en kennislacunes te identificeren.

Wat is kennismanagement?

Ongeacht wat je doet, is het een goed idee om een actieplan te hebben. Een bedrijf runnen is daar geen uitzondering op. Een strategie stelt je in staat om de missie en doelen van je bedrijf te realiseren door de richting en het type acties die je moet ondernemen te specificeren. Effectief kennismanagement in een organisatie maakt het gemakkelijker om kennis vast te leggen, te delen en in te zetten.

Codificatie en personalisatie

Enkele van de meest voorkomende strategieën die in de praktijk worden gebruikt, zijn codificatie en personalisatie. Bovendien zijn ze verbonden met de concepten van formele (expliciete) en taciete (impliciete) kennis.

De codificatiestrategie is gebaseerd op formele kennis die is opgeslagen in bedrijfsdocumentatie – technische specificaties, opleidingsmaterialen, rapporten, analyses, enz. Deze vorm vergemakkelijkt de overdracht van kennis naar nieuwe en bestaande medewerkers aanzienlijk.

De personalisatiestrategie daarentegen is gebaseerd op interpersoonlijk contact tussen medewerkers en de uitwisseling van ervaringen tussen hen. In dit geval vindt het delen van zogenaamde taciete kennis plaats tijdens teamvergaderingen, gesprekken, discussies, enz.

Kennismanagement in MKB

Een bedrijf runnen is een veeleisende taak vanwege de hoge dynamiek van verandering en de noodzaak voor constante ontwikkeling. Dit kan vooral uitdagend zijn voor kleine en middelgrote bedrijven wiens bereik en middelen aanzienlijk beperkt zijn.

De bijdrage van de MKB-sector aan de economische groei is aanzienlijk. Kleine en middelgrote ondernemingen zijn vaak een bron van innovatieve oplossingen en diversifiëren de markt. Ze hebben een vereenvoudigde organisatiestructuur en bieden meestal nicheproducten en -diensten aan.

Het kapitaal dat wordt gebruikt om het bedrijf te ontwikkelen, komt meestal uit de spaargelden van de eigenaren, bankleningen of soms van particuliere investeerders, zoals business angels. Ze hebben een relatief klein aantal werknemers (kleine bedrijven – niet meer dan 50 werknemers, middelgrote bedrijven – tussen de 50 en 250 werknemers) zodat ze een nauwe relatie met het management kunnen onderhouden en zich kunnen identificeren met de doelen van het bedrijf.

Autoriteit is gecentraliseerd – de meeste beslissingen worden uitsluitend genomen op basis van de mening en ervaring van de eigenaar. Het toezicht houden op alle gebieden van het bedrijf op deze manier brengt risico’s met zich mee – de toekomst van het bedrijf hangt af van de competentie van de eigenaar, sommige gebieden van management kunnen inefficiënt functioneren, en het intellectuele potentieel van werknemers kan onopgemerkt blijven.

De voordelen van het implementeren van een kennismanagementstrategie

Veranderingen aanbrengen kost tijd en moeite. Het in de praktijk brengen van een kennismanagementstrategie hangt sterk af van de houding van het management en de medewerkers. Het is echter noodzakelijk voor de ontwikkeling en groei van het potentieel van je bedrijf. Hoe kun je profiteren van het aanbrengen van enkele veranderingen in je managementstijl?

• Verhoogde efficiëntie – een samenhangend en georganiseerd managementsysteem stelt medewerkers in staat om gemakkelijk toegang te krijgen tot informatie, wat de kwaliteit van hun werk verbetert,
• Betere samenwerking en communicatie – het gebruik van informatiesystemen en verschillende communicatiekanalen garandeert grotere transparantie en het opbouwen van positieve relaties binnen het team,
• Effectief besluitvormingsproces – toegang tot de kennis en ervaring van medewerkers helpt om het objectieve perspectief te krijgen dat nodig is om acties te ondernemen in lijn met de doelen van het bedrijf,
• Herkennen van lacunes en tekortkomingen – terwijl je de kennis die je hebt verzameld aanvult en documenteert, kun je aanvullende kansen identificeren om je bedrijfsprocessen te verbeteren,
• Veiligheid – door gegevens op servers of in documenten op te slaan, verklein je het risico dat de gegevens je organisatie verlaten.

Succesfactoren voor het implementeren van kennismanagement in een organisatie

Als je niet weet wat succesfactoren zijn, lees dan dit artikel. Er zijn verschillende organisatorische kenmerken die het introduceren van positieve veranderingen in strategisch kennismanagement aanzienlijk kunnen vergemakkelijken. Deze omvatten:

• Bereidheid om continu te verbeteren en te leren,
• Bereidheid om kennis over te dragen aan anderen, betrokkenheid van medewerkers,
• Aanpassing van de organisatiestructuur en technische faciliteiten,
• Benadrukken van de waarde van kennis en de voordelen van het gebruik ervan.

Belemmeringen voor het implementeren van kennismanagementstrategieën in MKB

Gewoonten veranderen kost tijd en moeite, aangezien er verschillende obstakels op de weg staan. Van tevoren weten wat de beperkingen zijn die zich tijdens dit proces kunnen voordoen, zal het je gemakkelijker maken om ermee om te gaan. Hier zijn enkele mogelijke problemen die je aandacht vereisen:

• Weigerachtige medewerkers – senior executives kunnen bang zijn voor een lek van informatie dat de positie van het bedrijf zou schaden, terwijl andere medewerkers bang kunnen zijn om een bepaalde plaats in de hiërarchie te verliezen,
• Gebrek aan betrokkenheid – komt vaak voort uit of is gerelateerd aan de hierboven genoemde oorzaak. Het kan betrekking hebben op medewerkers en de eigenaren zelf, die zich meer op andere activiteiten zullen richten,
• Gebrek aan tijd en middelen om zich te concentreren op kennismanagement,
• Wantrouwen in adviseurs – kritiek van een buitenstaander kan worden gezien als een aanval in plaats van een poging om te helpen en verandering teweeg te brengen.

Hoe implementeer je een kennismanagementstrategie in je bedrijf?

Het implementeren van een kennismanagementsysteem kan in feite een uitdaging zijn voor bedrijfseigenaren. Gebrek aan informatie en onervarenheid kan in het begin ontmoedigend zijn. De toegevoegde waarde die je kunt behalen is echter de moeite waard. Door de volgende tips in gedachten te houden, wordt het gemakkelijker om het proces succesvol af te ronden:

• Beoordeel je huidige situatie – onderzoek de effectiviteit van het bestaande systeem, met aandacht voor procedures, personeel, technologie en organisatiestructuur. Het opsporen van onregelmatigheden stelt je in staat om te bepalen wat de moeite waard is om te verbeteren,
• Verduidelijk je doelen – zodra je de zwaktes van de organisatie hebt geïdentificeerd, stel je je langetermijn- en kortetermijndoelen vast, zodat je weet waar je naar streeft en je je voortgang kunt volgen,
• Bereid je voor op de veranderingen – de aanpassing van de nieuwe strategie omvat de hele onderneming. Deze veranderingen hebben ook invloed op de medewerkers van het bedrijf, die een waardevol bezit zijn,
• Neem actie – de laatste en meest uitdagende fase is de implementatie van het kennismanagementsysteem in het dagelijks gebruik. Dit vereist niet alleen veel geld, maar ook een proactieve houding van de eigenaren en medewerkers.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.